GTD Hacer. Confía en tu instinto

Continuando con la series de post sobre GTD te preguntarás. ¿Aquí cuando se hace algo? Hemos recopilado y vaciado la mente, hemos procesado, hemos organizado, hemos revisado y ahora toca enfrentarnos a nuestra listas de Acciones Siguientes y …HACER. Para decidir qué hacer en un momento dado de nuestra jornada laboral, David Allen nos recomienda “Confía en tu corazón, espíritu, instinto, intuición…” Eso puede parecer wishful thinking, pero no te preocupes, ya que acontinuación facilita una serie de recomendaciones para facilitar el trabajo a tu “instinto”. Allen define tres marcos para tomar decisiones sobre las acciones. En mi opinión, interiorizar estos marcos es el gran avance que permite a un usuario de GTD obtener esa promesa de CONTROL, de tener la mente como el agua.

• – Marco 1: Cuatro criterios para escoger acciones al momento.
• – Marco 2: El modelo triple para evaluar el trabajo diario.
• – Marco 3: El modelo de seis niveles para revisar tu propio trabajo.

Hoy nos adentraremos en el primero:

Cuatro criterios para escoger acciones al momento

1.- Situación o contexto. Parece lógico, pero no tiene sentido repasar una lista de 100 acciones para tomar una decisión de cual hacer AHORA, cuando hay un porcentaje alto que no puedes hacer; bien por no estar en el sitio adecuado para hacerla o bien por no tener la herramienta necesaria. No puedes hacer un skype si se ha caído internet, no puedes hacer llamadas desde el coche si te has quedado sin batería en el móvil o no hay cobertura, no puedes comentar un tema importante con tu pareja si estás en el trabajo, no puedes hacer un informe si te faltan datos o te los has dejado, no puedes comprar si no llevas dinero ni visa… Lo que se pretende en GTD es pensar una sola vez sobre las cosas y esto lo hemos hecho en la fase de procesar y organizar donde hemos añadidos etiquetas o contextos a nuestra lista de acciones siguientes. Cuando David Allen escribió Organízate con Eficacia, los contextos eran claros, #casa, #ordenador #recados #llamadas… En 2017 esto se complica. La conectividad, los archivos y programas en la nube, la app de amazon 😉 Hacen que, por usar los ejemplos anteriores, puedas hacer el Skype con el smartphone, cargar el móvil en el coche, evitar muchos recados a través de apps de compra, pagar con el móvil o paypal… Además esta conectividad ha disparado el número de inputs que recibes por los diferentes programas de mensajería y redes sociales, incrementando tu sensación de agobio. Es por eso que el resto de criterios que propone Allen han tomado mayor importancia.

2.- Tiempo Este es fácil. Si has previsto una hora para hacer un informe y te quedan 30 minutos para tener una reunión o una cita con el dentista, no debes empezar a hacer el informe.

3.- Energía Para mí decisivo. Cada persona conoce sus días y horas de mayor efectividad. Además esto se puede ver influido por un fin semana muy activo socialmente, una situación de enfermedad de un hijo, un enfrentamiento fuerte con un cliente, con tu jefe…, una cena para ver el fútbol entre semana que se lía…, una lesión jugando a pádel que te ocasiona muchas molestias…. El informe tendrá que esperar si no tienes la energía suficiente. Sin embargo hay un montón de tareas más sencillas que como califica José Miguel Bolivar son “tachables” e ideales para estos días en los que estamos menos “enchufados”. Clasificamos las acciones por la energía necesaria para realizarlas. Una escala útil sería Baja – Normal- Alta.

4.- Prioridad Este concepto hay que manejarlo con tacto. La famosa matriz de Eisenhower con sus cuatro cuadrantes de urgencia e importancia ha hecho mucho daño a la efectividad personal. Andar clasificando y buscando acciones por esta matriz es un pérdida de tiempo y energía que además genera estrés. En GTD con las 100 acciones que teníamos para realizar, hemos filtrado por contexto o situación, hemos filtrado por tiempo disponible y por nivel de energía necesaria para realizarlas, y ya nos enfrentamos a una lista pequeña en la que con bastante seguridad vas a elegir lo que hacer primero de forma clara.

En el siguiente post profundizaremos sobre el segundo marco para tomar decisiones orrectas sobre nuestra lista de acciones. Te espero.

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