GTD: Castigados al rincón de pensar

PROBLEMA —> PROMESA—->PRINCIPIO—> PROCESO En el anterior post introductorio sobre GTD, la mente como el agua trabajamos sobre EL PROBLEMA que supone la indefinición del trabajo del conocimiento (nadie hace las mismas cosas de la misma manera) y explicamos LA PROMESA de David Allen de conseguir con GTD tener todo bajo control, sin estrés, con el mínimo esfuerzo posible, tanto en el plano profesional como personal. Hoy explicaremos EL PRINCIPIO y definiremos EL PROCESO que iremos detallando en las siguientes entradas.

EL PRINCIPIO. MANEJAR EFICAZMENTE LOS COMPROMISOS INTERNOS

Allen describe como “frente abierto” cualquier cosa que no encaja en el lugar en que se encuentra y que llama tu atención. Estos “frentes abiertos” van desde comprar cuchillas de afeitar, llamar al tutor de tu hijo, mejorar tu habilidad de hablar en público, investigar sobre algo que te ha llamado la atención en un artículo, analizar la implantación de un nuevo servicio… A estos frentes se suman los compromisos que, voluntariamente o no, vas adquiriendo. Responder mails, whatsapps,.. lo más rápido posible, admitir interrupciones de compañeros que te abren nuevos frentes, dejarte llevar por las notificaciones de redes sociales… Normalmente esto te desenfoca y acaba convirtiéndote en un procrastinador recurrente, te sientes ineficaz y desbordado. Para tranquilizarte, Allen afirma en formato entrega de los oscar “And The Biggest Procrastinators Are……usually the most sophisticated, sensitive, creative, and intelligent people” Los que somos sofisticados, sensibles, creativos e inteligentes entre los que te incluyo 😉 también somos capaces de lidiar con esta situación gestionando nuestras tareas de forma efectiva. Peter Drucker abunda en esta idea. “Hace falta mucha más energía y trabajo para mejorar desde la incompetencia a la mediocridad que para pasar del desempeño de primera a la excelencia” Drucker, como nos está proponiendo Allen, nos invita a “Gestionarse a uno mismo”, a conocer nuestras fortalezas y debilidades, a analizar cómo aprendemos, cómo trabajamos con otros, cuáles son nuestros valores y vernos como el CEO de nuestra propia vida. Tunombreyapellido S.L.   ¿Cómo vamos a hacerlo? Primero debemos identificar y agrupar todo aquello que nos está «tocando el timbre», y después planear cómo manejarlo. Y hacerlo con constancia. Para gestionar los compromisos hay tres actividades y comportamientos básicos

• Sacar las cosas de la cabeza y recogerlas en un sistema confiable fuera de la mente.

• Aclarar que tenemos que hacer (si hay que hacer algo) para avanzar en su consecución.

• Una vez hemos decidido TODAS las acciones a realizar, establecer un sistema de recordatorios bien organizados y revisarlo con regularidad.

Castigados al “rincón de pensar”

Necesitamos primero aclarar el concepto de “cosa” que en GTD significa “algo incompleto sobre lo que hay que tomar una decisión”. El cuanto a aclarar, estamos ante la tarea clave del trabajo del conocimiento. Según Drucker, “.. la tarea no se supone, sino que ha de determinarse”.»¿Cuáles son los resultados que se esperan de ese trabajo?» sería la pregunta adecuada. Esto supone incluir PENSAR como nuestro principal trabajo. Pero… no nos han enseñado a pensar. Pero… a mí me castigaban “al rincón de pensar”. Pero… como vimos en el post anterior, nuestro cerebro es vago y odia pensar pues consume mucha energía. Quiere solucionar todo con el sistema 1. Para rematar la faena, si no pensamos sobre las cosas, aclaramos su significado y proponemos acciones para completarlas, las “cosas” siguen ocupando un espacio en nuestra cabeza y acuden a nuestros pensamientos de vez en cuando, normalmente cuando no puedes hacer nada con ellas. Allen lo describe “La mente no piensa por su cuenta” y pone el ejemplo de que nos acordamos de que necesitamos pilas para la linterna cuando vemos la linterna, pero no cuando estamos en el supermercado y vemos la columna de pilas. Antes de usar GTD, cuando tenía una única lista de “cosas”, está incluía frases como “cambiar de piso” que como podéis ver no es abordable o como dice José Miguel Bolivar “tachable”. Con GTD conseguí aclararlo e invirtiendo dos minutos en pensar en el resultado, logré definir las acciones que sí que podía ir tachando y me acercaban a mi objetivo.

• Definir bien y consensuar con mi pareja, metros, barrio, altura, anexos.
• Acudir al banco para en función de cuotas y plazos conocer el precio máximo que podemos pagar….
• Buscar por internet y elegir 2-3 inmobiliarias para consultar.
• Ir a a las inmobiliarias
• …
• …

Estaremos de acuerdo en que el tiempo invertido en pensar compensa el tiempo que perdemos mirando una tarea no accionable en una lista y que permanece inmóvil en la lista durante meses y hasta el fin de los días 😉 “Las cosas rara vez se paralizan por falta de tiempo; se paralizan porque no se ha definido cómo hacerlas” dice Allen. Todo esto son conceptos que tenemos que ir adquiriendo para conocer la base y la fuerza de GTD, conceptos que año a año, se van reforzando con los estudios de la neurociencia que avalan este sistema. Porque GTD es un sistema. Un sistema que principalmente supone un cambio de hábitos, (de ahí que a veces cueste implementarlo) que propone un proceso objetivo (no depende de tu trabajo, ni de tu formación, ni de tu situación personal) para decidir todas las acciones a realizar, establecer un sistema de recordatorios bien organizados y revisarlo con regularidad.

EL PROCESO: ADMINISTRAR LA ACCIÓN

Administrar las acciones es el principal desafío. Allen distingue entre gestión horizontal y vertical de las mismas. La gestión “horizontal” se refiere mantener la coherencia en todas las actividades que participamos diariamente (comida, canguro niños, running, un cuadro torcido…). El control «vertical», se refiere a pensamientos sobre asuntos propios y proyectos individuales (cambiar de piso, elegir colegio para los niños, desarrollo profesional…) El cambio principal va a ser quitarnos todo de la cabeza. Aprender a pensar una sola vez sobre las cosas y dejar acciones definidas y realizables. Vamos a definir los procesos de la metodología que iremos desgranando individualmente en los siguientes post.

PROCESO 1: OBTENER EL CONTROL

GTD define cinco pasos para dominar el flujo de trabajo 1.1.- Recopilar las “cosas” que nos llaman la atención, vaciando la cabeza de compromisos sin finalizar. 1.2.- Procesar: dar sentido a esos compromisos, lo que significan y lo que tenemos que hacer con ellos. 1.3.- Organizar los resultados en los “contenedores” de listas apropiados 1.4.- Revisar el sistema con regularidad. 1.5.- Hacer. Eligiendo la mejor opción en función del contexto, tiempo y energía disponible. Es esencial y lo veremos, separar estos pasos. Uno de los motivos principales del fracaso en la implementación de GTD es sencillamente porque han intentado realizar los cinco pasos al mismo tiempo.

PROCESO 2: LOGRAR LA PERSPECTIVA

2.1.- La pista de aterrizaje. Acciones actuales 2.2.- 3.000 metros: Proyectos actuales 2.3.- 6.000 metros: Áreas de responsabilidad 2.4.- 9.000 metros: Objetivos anuales o bianuales 2.5.- 12.000 metros: Visión. 2.6.- 15.000 metros o más: Propósito y principios   Nos vemos en el siguiente post donde hablaremos sobre el paso uno para obtener el control (Recopilar), cómo hacerlo, herramientas y cómo hacer un primer barrido para tener todo bajo el paraguas de GTD.      

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