La Conciliación Bancaria

Todas las empresas que deseen llevar una gestión correcta de sus cuentas bancarias necesitan conocer el procedimiento de la Conciliación Bancaria. Su uso es muy recomendable y obligatorio para los negocios constituidos como sociedades mercantiles (SL, SA, SAL, …) aunque no es obligatorio para los autónomos que tributan como personas físicas.

Conciliar periódicamente los extractos bancarios con las facturas emitidas y recibidas contribuye al control y al orden en el negocio:

• Evita descuadres entre los saldos contables y los extractos bancarios
• Facilita la detección de facturas emitidas pendientes de cobro y de facturas recibidas pendientes de pago
• Permite llevar una contabilidad transparente y fiable

Qué es la conciliación bancaria

La Conciliación Bancaria es un procedimiento que consiste en cotejar los movimientos reales recogidos en los extractos bancarios con los ingresos y gastos reflejados contablemente.

Su finalidad es identificar diferencias para poder buscar su origen y poder corregirlas con posterioridad. De esta forma, conseguiremos tener una contabilidad que represente una imagen fidedigna de la empresa. Por regla general, la Conciliación Bancaria se realiza mensualmente, aunque cada empresa es libre de decidir cuándo hacerla.

Cómo hacer una conciliación bancaria

Para hacer una conciliación bancaria necesitarás:

• La contabilidad actualizada de tu empresa: deben estar contabilizadas tanto las facturas emitidas como las facturas recibidas
• Los extractos bancarios del periodo a conciliar
• Los justificantes de los movimientos contabilizados contablemente: facturas, cheques, cuadros de amortización de préstamos, documentos justificativos de aplazamientos y pagos aplazados, contratos de leasing y renting
• El resultado de la última conciliación bancaria que realizaste: te servirá para comprobar el saldo final y los ajustes que quedaron pendientes.

Una vez te asegures que cuentas con toda esta información, ya puedes empezar. El proceso de la conciliación bancaria puede realizarse de dos maneras :

• Manual
• Automática

Proceso Manual

Requiere algo más de tiempo que el proceso automático, pero si sigues los siguientes pasos lo podrás realizar de forma sencilla:

– En una aplicación informática como puede ser Excel o en un simple folio, apunta los movimientos bancarios y contables. Para ello, necesitas tener a la vista el extracto bancario del periodo a conciliar y el registro de ingresos y gastos de ese mismo periodo de tiempo.

– Comprueba uno a uno que los movimientos que la empresa tiene registrados contablemente coinciden con los que aparecen en el extracto bancario. En este paso es fundamental puntear los movimientos que has comprobado que coinciden, yo lo suelo hacer marcando los importes con un color.

– Si encuentras algún movimiento que aparezca en el extracto bancario pero que no corresponda a ninguna factura de ingreso o gasto, habrás detectado un descuadre. Márcalo e intenta por todos los medios conseguir la factura para poder contabilizarla.

– Si encuentras alguna factura emitida o recibida que no esté reflejada en el extracto bancario, querrá decir que está pendiente de cobro o de pago. Marca el descuadre y a continuación investiga si la factura está impagada o aún no ha llegado su vencimiento.

-Realiza un Informe de Conciliación Bancaria que recoja toda la información procesada durante el proceso. Lo dejaremos archivado para luego hacer las comprobaciones necesarias todos los meses.

Proceso Automático

Hoy en día es posible automatizar la conciliación bancaria, para hacerlo sólo necesitas un programa informático que tenga esta funcionalidad. Una vez contabilizados los ingresos y gastos del período, subimos el extracto bancario al programa y el se ocupa de buscar coincidencias entre ingresos-cobros y gastos-pagos. Si hay algún descuadre, el propio sistema te informará para que puedas profundizar en su origen y, en su caso, hacer las correcciones oportunas.

Motivos habituales de descuadre

El objetivo de la conciliación bancaria es detectar descuadres y, de hecho, es muy habitual que estos existan. Los motivos más comunes son los siguientes:

1. Desfase de tiempo entre el momento de registro del banco y el momento de registro de la empresa.

En las empresas se aplica el “criterio de devengo” que establece que los ingresos y gastos deben contabilizarse en el momento en que ocurren, con independencia de la fecha de su pago o de su cobro.

Los bancos, por el contrario, registran únicamente los cobros y los pagos

2. También puede ocurrir por error nuestro al pasar los movimientos contables al Libro Diario.
3.  O porque se haya traspapelado alguna factura

Consejos para conciliar de forma eficiente

El proceso de conciliación bancaria puede resultar pesado cuando debes conciliar varias cuentas bancarias. Para que te resulte un poco más fácil, te voy a dar una serie de consejos :

• Debes disponer de toda la información y documentación necesaria para el proceso a la vista. Cuanta más información dispongamos del periodo a conciliar mucho mejor.
• Te recomiendo conciliar por tramos. Comienza comprobando el saldo final del mes anterior, y si fuera preciso retrocede en el tiempo hasta que encuentres dónde coincidían los saldos. De esta manera, si te encuentras con un error no hace falta que vayas movimiento por movimiento, sino a intervalos.
• Estudia el origen de los descuadres. Muchas veces se producen por errores contables nuestros.
• Puedes utilizar partidas conciliatorias, como la cuenta 555: “Partidas pendientes de aplicación”, para justificar los descuadres. Sólo se deben utilizar estas partidas en situaciones en las que no encontremos el origen del descuadre. No debemos acostumbrarnos a esta práctica porque cuantas más veces la realicemos menos transparente será la contabilidad de la empresa.
• ¡Cuidado! Ten en cuenta la Caja de la empresa. A través de ella, se han podido pagar y cobrar facturas que debemos revisar.

Beneficios de la conciliación bancaria

Conciliar es obligatorio para las empresas porque deben confeccionar su contabilidad por partida doble conforme a lo establecido en el Código de Comercio. Esta práctica no es obligatoria para los autónomos, que únicamente están obligados a llevar su contabilidad a través de los libros registro.

Sin embargo, hacer conciliaciones bancarias periódicamente es una buena idea aunque no sea obligatorio:

• Permite identificar los desajustes entre la contabilidad y la realidad de la tesorería de la empresa
• Ayuda a valorar si hay diferencias temporales por el mismo movimiento financiero o quedan partidas aún pendientes de contabilizar
• Elimina la posibilidad de cometer errores y cargos innecesarios
• Nos ayudará a comprender la evolución y estado de los ingresos y gastos.
• Contribuye dar una imagen de empresa real y transparente
• Permite corregir descuadres y esto tiene efecto directo sobre las declaraciones de impuestos, ya que permite declarar los ingresos y gastos reales

Por todos estos beneficios, sigue la recomendación y realiza la Conciliación bancaria de tu negocio. Supone un pequeño esfuerzo, pero el resultado merece la pena.

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