¿Cómo podemos reducir costes?
Uno de los elementos más importantes en un negocio y que muchas veces no se le presta la debida atención, es la de reducir los costes. No se trata de que con esto disminuya la calidad del producto/servicio o la atención al cliente, elementos que son innegociables, sino en detectar gastos que se están produciendo y de los que podemos prescindir o abaratar. Hay varias áreas sobre las que se puede trabajar en función de los sectores o las características de los productos pudiéndose aprovechar más unas que otras. Pero, en general, la mayoría de las empresas tienen una gran oportunidad en clave de eficiencia para recortar gastos. Como ejemplo podemos indicar tres grandes grupos.
Cobros y pagos:
Uno de los primeros elementos a considerar es el flujo de cobros y pagos ya que las condiciones en las que se compra y se vende son básicas. Hay estadísticas significativas que indican que muchas empresas a pesar de tener un aceptable volumen de ventas se ven obligadas a cerrar por problemas de liquidez. La gestión de tesorería es una función financiera primordial ya que su objetivo es gestionar de forma óptima los flujos monetarios, las previsiones de liquidez, las necesidades de financiación, la optimización de sus excedentes temporales y la gestión de las relaciones bancarias. Muchas veces el desconocimiento de los conceptos y servicios financieros hacen que las negociaciones con los bancos pueden perjudicar a la empresa en su gestión financiera teniendo que asumir unos gastos innecesarios o desaprovechando algunos beneficios. Desde el lado de nuestros proveedores puede ocurrir que la planificación inadecuada de las compras y las roturas de stocks provoquen costes extra para compras urgentes, con condiciones de pago especiales, precios y transporte. De igual manera frente al cliente podemos genera una mala impresión al no poder cumplir un plazo de entrega. . Es fundamental la correcta elección de los medios financieros de cobro y pago adaptados a nuestros clientes y proveedores.
Ciclo de producto o servicio:
En segundo lugar podemos hablar del ciclo de producto/servicio que incluye todos los procesos necesarios desde el proveedor (la compra de la mercancía objeto de nuestro negocio) hasta el cliente (los elementos relacionados con la venta incluyendo el transporte y el almacenamiento intermedio necesario). La reducción de estos procesos es un elemento necesario de productividad y competitividad aunque implique rediseñarlo y cuestionarse todo lo que se está haciendo. Debemos prestar atención a que nuestros proveedores cumplan con los plazos de entrega y aseguren unas condiciones de servicio óptimas sin que ello nos suponga más coste que el que se haya negociado. Desde el lado del cliente, podemos decir que las entregas fuera de plazo, incorrectas o defectuosas suponen un coste improductivo con doble trabajo de gestión en el suministro o incluso también en el reenvío por medios urgentes, y por supuesto también es un coste el perjuicio para la imagen de la empresa. Hay que limitar también el exceso de stocks de mercancía con una baja rotación ya que aparte de suponer un dinero parado aumenta las posibilidades de rotura, desperfectos, obsolescencia y problemas de valoración.
Gastos generales:
Es el área más complicada porque nos enfrentamos a un cajón desastre de muchos elementos y muy heterogéneos pero, en general, tienen que ver con la cultura empresarial del gerente o propietario y en las costumbres de trabajo de la empresa. Desde el uso del teléfono, el material administrativo, la iluminación, los horarios, etc.; pueden ser susceptibles de grandes mejoras en los costes. En particular, en aquellas empresas que tienen una red comercial externa, el control del trabajo y de la actividad comercial es determinante, así como la evaluación de la productividad. La realidad demuestra una baja rentabilidad de muchos equipos de venta, por baja preparación o desconocimiento del producto o servicio, o por la mala gestión de las acciones que se llevan a cabo.
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