¿Cómo incluyo dietas y desplazamientos en mis facturas?

Las dietas y desplazamientos son cuestiones que debemos cobrar a nuestros clientes, pero que a veces no tenemos claro como incluirlas en nuestra factura. ¡¡Aquí conocerás cómo hacerlo y que además cuadren con tus políticas de gastos de la empresa!

¿Qué son las dietas y desplazamientos? Ley del IRPF

La Ley del IRPF (Ley 35/2006, de 28 de noviembre, del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y de modificación parcial de las leyes de los Impuestos sobre Sociedades, sobre la Renta de no Residentes y sobre el Patrimonio) en su artículo 17.1d) exceptúa en los rendimientos íntegros del trabajo que constituyen las dietas y asignaciones para gastos de viaje, aquellos que se refieren a locomoción y los normales de manutención y estancia en establecimientos de hostelería, especificando que reglamentariamente se establecerán límites a esta excepción.

Reglamento del IRPF

Pues bien, para establecer esas limitaciones, en el Reglamento del IRPF (Real Decreto 439/2007, de 30 de marzo, por el que se aprueba el Reglamento del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas y se modifica el Reglamento de Planes y Fondos de Pensiones, aprobado por Real Decreto 304/2004, de 20 de febrero), dentro de su artículo 9, se analiza cada uno de los conceptos, especificando cuando se encuentran exceptuados y diferenciando para ello los gastos de locomoción y los de estancia, y en cada uno de estos casos el medio de transporte o si el desplazamiento es nacional o internacional.

En cambio, esta regulación, no es aplicable a los autónomos, ya que nuestros ingresos no son rendimientos del trabajo, sino de actividades económicas, de forma que debes tener en cuenta que esta ventaja sobre las dietas y desplazamientos no puedes incluirla en tu factura e igualmente evitar errores en la facturación.

Siendo autónomo ¿Cómo lo incluyo en mi factura?

En nuestro caso, en que los cobros se realizan mediante factura, tenemos dos opciones para incluir estos gastos realizados en dietas y desplazamientos para prestar un servicio al cliente:  (Antes de continuar conoce al detalle (qué es una factura y qué partes tiene)

Opción 1: Incluirlo en nuestra factura, como un concepto más

Si elegimos esta opción, debemos incluir las dietas y desplazamientos como un elemento más de la base imponible, ya sea integrándolo en el propio concepto del trabajo o servicio realizado, o indicándolo de forma independiente, pero en cualquiera de los casos aplicándole el IVA y la retención del IRPF que pueda corresponder, al igual que se hace con el resto de la base imponible de la factura.

¿Qué tipo de IVA he de aplicar a estos conceptos? Tanto la hostelería como los gastos de manutención pueden tener un IVA reducido en la factura que obtengas por dichos gastos, pero que en dicha factura se haya aplicado un IVA reducido no significa que tú puedas aplicar el mismo en tu factura. En la factura que tu emites, no se diferencian estos conceptos del resto de la base imponible, aún y cuando puedas especificarlos por separado, ya que tú no estás prestando un servicio de alojamiento o de alimentación, sino el servicio en sí que el cliente te ha contratado.

Por ello, a dichos conceptos has de aplicar el mismo tipo de retención de IRPF o de IVA que aplicas al servicio en sí que has prestado, y en ningún caso coger como tipo a aplicar el de la factura que te hayan dado en el restaurante o en el hotel, pues este caso sólo sería aplicable si tu actividad es, precisamente, la hostelería o el servicio hotelero.

Opción 2: Incluirlo como suplido en la factura

La otra posibilidad que podemos elegir para repercutir al cliente el gasto realizado en dietas y desplazamientos para prestarle un servicio, es incluir dicho gasto como un suplido. A tal efecto, debemos tener en cuenta y respetar las reglas que regulan estos conceptos, los suplidos. Entre ellas, y la más relevante a tener en cuenta, ya que debes aplicarla en el mismo momento en que haces el gasto en las comidas, o en el servicio hotelero, es que la factura ha de expedirse a nombre del cliente directamente, y no al nuestro, de modo que sea el cliente quien pueda deducirse esos gastos, y los impuestos inherentes al mismo, y no nosotros en nuestras declaraciones.

Puedes conocer qué es un suplido y cuáles son los requisitos para que un gasto pueda ser considerado como tal. Con esta opción, incluir el gasto como suplido, provocaremos que dicho desembolso no influya en nuestra declaración de impuestos, no incrementando la base de la declaración y con ello pudiendo llegar, en el caso del IRPF que se trata de un impuesto progresivo, a subir de escala en el tipo a aplicar. Además, y como parte básica si optas por esta opción, debes ponerte de acuerdo con el cliente previamente de qué gastos asumirá, puesto que si solicitas la factura a su nombre y luego no te rembolsa el gasto, no sólo habrás perdido el dinero invertido, sino que encima no podrás deducirte dicho gasto en tu contabilidad.

¿Qué opción consideras más interesante para incluir los gastos de dietas o desplazamientos? ¿Crees que es más ventajosa fiscalmente la opción de los suplidos o integrarlo en la base del servicio prestado? 

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