Facturación: 6 Consejos para principiantes
Si eres un nuevo autónomo o tienes una recién estrenada pyme o startup, una de las cosas que más te preocupará serán la facturación y los impuestos. ¡No tienes que preocuparte, sólo seguir unos pequeños consejos! Hacer la facturación de forma virtual siempre es un beneficio en tiempo y efectividad.
1) Conoce los elementos básicos de una factura
Una factura, para ser tal, tiene que tener unos determinados elementos que hacen que la misma se considere válida y por tanto esté correctamente emitida y te sirva para deducirte, por ejemplo, el IVA en el caso de que sea factura recibida, o que sirva para que a quien se la emites tu se deduzca el IVA que le repercutes. Estos elementos son pocos pero de gran importancia:
- Denominación social / Nombre y apellidos del emisor y el receptor
- Número de Identificación Fiscal (NIF) de emisor y receptor: El DNI en las personas físicas, el CIF en el caso de las empresas.
- Fecha: la fecha de emisión de la misma
- Número y en su caso serie: el número de factura, y en el caso de tener varias series de facturación, a cuál pertenece
- Conceptos e importes: el qué facturas y por cuanto
- Impuestos: los que correspondan: IVA, retención de IRPF, recargo de equivalencia… Según el caso serán unos u otros.
2) Lleva un registro de facturas emitidas y recibidas
Este consejo puede parecer algo aburrido e innecesario, pero como consejo personal os digo que es muy útil. Lo que suele hacer la gente es ir metiendo todas las facturas, tickets, etc. en un sobre o plástico y guardarlos hasta que llega el momento de la declaración o, incluso, de una inspección o revisión de Hacienda. Llegado ese momento, al final del trimestre o cuando Hacienda te requiere, es un tormento tener que ordenar las facturas, preparar el libro de facturas emitidas y recibidas, etc. y te arrepientes ¿por qué no lo habré hecho poco a poco, cada semana o cada par de días? ¡Pues precisamente por ello, hay que hacerlo! Es tan sencillo como preparar un Excel con los datos básicos de las facturas y un sumatorio. Te será muy sencillo comprobar a final de trimestre el total y preparar las declaraciones o, si utilizas algún programa de gestión, corroborar que no se te ha olvidado ninguna.
3) Utiliza un gestor de emisión de facturas o prepárate un modelo
Para emitir facturas, con una imagen profesional y un control adecuado, lo más recomendable es usar un gestor de facturación como Billage, donde por poco dinero puedes emitir las facturas con tu personalización e incluso y sencillamente emitir de forma repetida aquellas de servicios periódicos, combinándolo con otros servicios y prestaciones como gestión de tareas. ¿No quieres utilizar un gestor y prefieres hacerlo por ti mismo? Tampoco es problema. Busca un modelo de factura y personalízalo, respetando los contenidos mínimos, para que todas las facturas que emitas sean uniformes en formato, estilo, etc. Una vez tienes tu modelo, sólo tendrás que ir personalizando el destinatario, concepto e importes en función de lo que desees facturar en cada momento. Muy sencillo y rápido, pero debes tener precaución de no dejar nada de la anterior factura emitida en la nueva o que no se te olvide completar ningún campo
4) ¡Revisa las facturas antes de enviarlas!
Antes de enviar una factura, revisa que cumple con todos los requisitos, los importes son correctos, has actualizado la fecha, etc. Una vez enviada la factura, cambiarla pueden ser problemas o complicaciones, en función de con quien trates, pues en una pequeña empresa vale con hablar con ellos y rectificarla, pero en una multinacional puede ser un calvario modificar una factura. ¡Invierte unos minutos en revisarla antes de mandarla y evitarás perder un buen rato arreglando el error!
5) Envía tus facturas siempre en PDF
Al enviar una factura, lo peor que puedes hacer es enviarla en formado Word o Excel, pues cualquiera podrá modificar y alterar la factura sin tu consentimiento. Es cierto que aunque la mandes en PDF también pueden hacerlo, alterarla e incluso falsificarla, pero el riesgo es mayor si la mandas en un formato editable. ¿Para qué correr el riesgo?
6) No te agobies con tu facturación
El último y más importante de los consejos es que no te agobies. Pueden parecer muchas cosas y complejas, pero a la hora de la verdad es sota, caballo y Rey, así que tranquilidad y con dedicarle un rato los primeros días, después viene todo rodado y será muy sencillo.
¿Se te ocurre algún consejo más para principiantes en facturación? ¡Compártelos con nosotros! Y para ampliar detalles, siempre puedes hacerte gratis con nuestra Guía de Facturación
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