Cómo hacer un cuadro de mando integral de una empresa

Un cuadro de mando integral de una empresa es una de las herramientas más eficaces que se pueden implementar y utilizar para la gestión de una compañía y/o de un proyecto en particular. Un CMI (cuadro de mandos integral) ayuda a poner orden y visualizar de forma rápida y eficaz, la situación completa y actual de la empresa para de ahí, identificar sus necesidades imperantes y tomar decisiones acertadas sobre la realidad de la situación. Aprender a utilizarla ayudará sin duda alguna a tener mayor conocimiento de la situación y ayudará a todos los gestores a focalizar esfuerzos en lo realmente necesario en cada momento. Corregir desviaciones antes de caer en consecuencias negativas mayores es el principal objetivo de esta solución. ¿Cómo funciona y cómo manejarla de forma eficaz? Lo descubrimos.

¿Qué es un cuadro de mando integral?

El CMI o cuadro de mando integral es la herramienta más utilizada a día de hoy en la gestión de negocios así como en el área de ecommerce. Está enfocada en facilitar la dirección de las empresas sumando eficiencia en el desarrollo de las tareas y acciones de cada miembro implicado.

También conocido como Balanced Scorecard (BSC), el cuadro de mandos integral es una solución de gestión empresarial que basa su principal objetivo en la evaluación del crecimiento del negocio, el rendimiento de la misma así como el cumplimiento de sus objetivos estratégicos que llevan a la consecución de metas a medio – largo plazo.

Esta herramienta fue desarrollada e impulsada por Robert S. Kaplan, David Norton y Maldonado que expusieron cómo funciona en el libro “Cómo utilizar el cuadro de mando integral”.

Es considerado un sistema administrativo que permite visualizar la situación de la empresa de una manera global sin focalizarse en una sola área (normalmente la financiera) sino recogiendo todo el cómputo de la situación. Para ello, el CMI arroja una serie de indicadores numéricos y gráficos (por áreas y secciones de la compañía) en tiempo real con la que tomar decisiones certeras.

¿Para qué sirve el cuadro de mando integral?

El cuadro de mando integral sirve para implantar, de forma fácil y eficaz, una estrategia común a toda la compañía, equipos y miembros que desarrollan una actividad en la misma.

Es una solución o herramienta que la utilizan a diario diferentes roles dentro de las empresas como gerentes, altos y medios cargos y todo aquel que tiene a su cargo la responsabilidad de la gestión de la compañía.

Con ella se podrá calcular a medio – largo plazo indicadores tan importantes y relevantes como el retorno de la inversión realizado. Algo con lo que se pueden tomar otra series de decisiones que ayudarán a la evolución saludable del negocio.

Es perfecto para ayudar a los equipos y las empresas a analizar y observar qué estrategias de las empleadas están funcionando de forma saludable y equilibrada. Para ello tiene en cuenta los ejes principales de gestión empresarial (cada empresa tendrá los suyos) así como los objetivos estratégicos.

Se evalúan los proyectos que la empresa lleva a cabo, cómo se desarrollan y ejecutan y de ahí, poder tomar decisiones enfocadas en la mejora continua.

Actualmente, un 34% de las empresas están utilizando el cuadro de mando integral para la gestión estratégica; un 35% para extraer información de lo que acontece y un 17% para optimizar la gestión operativa. Pero si hay un impacto positivo que se deduce del CMI es en el ámbito comercial donde estos suponen un 83% de los comportamientos más optimizados.

Ventajas y desventajas de un CMI

A la hora de implementar un cuadro de mando integral en una empresa hay que tener buen conocimiento de las ventajas y desventajas que pueden acarrear. Y es que aunque es una herramienta altamente efectiva, hay veces que realmente no merece la pena quizás por el esfuerzo de implementación o cualquier otro motivo que bien merece ser conocido con antelación.

Ventajas

– Ayuda y promueve la alineación de las diferentes áreas de la compañía para que todas se enfoquen en los objetivos marcados. Todo el mundo sabrá qué tiene que hacer y el resultado a conseguir.
– Ofrece una visión amplia de la situación actual de la empresa.
– Facilita un seguimiento de los indicadores de rendimiento a través de los cuales identificar qué sector / sectores necesitan de un impulso y aporte mayor.
– Permite un mayor crecimiento de la empresa porque ayuda a consolidar los objetivos marcados de forma estratégica.
– Permite una gestión más organizada, progresiva y concisa de la empresa.

Desventajas

– Al ser un enfoque global puede darse una pérdida de detalle en algunos puntos determinados.
– Hay que dedicarle tiempo y recursos para mantenerla optimizada y en correcto funcionamiento. Su actualización requiere de trabajo diario.
– No es una herramienta flexible ya que una vez que se establecen sus Kpi’s, hay que mantenerlas para poder extraer datos. El dinamismo no es su mejor virtud.

¿Cuál es la estructura que tiene un CMI?

Un cuadro de mando integral goza de una estructura propia que hay que respetar si se quiere sacar el máximo partido del mismo. Este, el CMI va a arrojar información sobre la situación de la empresa así como sus objetivos (tal y como detallamos anteriormente). Para ello, lo hará a través de cuatro perspectivas totalmente interrelacionadas entre ellas:

Perspectiva financiera

Esta perspectiva representa el origen del cuadro de mando integral y el más utilizado en el histórico de esta herramienta. A través de las kpi’s financieras, se pretenden conseguir los objetivos tales como aumentar las ventas, ampliar utilidades y reducir costes.

Así, se consigue un análisis pormenorizado de los ingresos que tiene una empresa, sus gastos y la capacidad real que se tiene con el presupuesto asignado. Sin duda, es la mejor fórmula para un análisis pormenorizado de esta área de la compañía.

Aunque esta perspectiva es muy positiva, utilizada y necesaria en la gestión integral de la compañía, también hay que tener presente que es limitada. Ayuda a la comprensión del estado de las finanzas pero para que esté completa hay que añadir otros indicadores anexos que proporcionarán una perspectiva real de lo que está aconteciendo en la empresa.

Dentro de esta perspectiva se tendrán en cuenta:

– Tasa de crecimiento de los ingresos
– Retorno de la inversión por periodos de tiempo
– Ciclo de conversión de efectivo
– Ganancias netas
– Márgenes de utilidad

Con estos parámetros se extraerá el análisis detallado de la situación a nivel financiero siempre con las miras puestas en aumentar ingresos y disminuir gastos.

Perspectiva del cliente

El cliente es siempre uno de los puntos importante sobre los que debe pivotar el negocio. Según sea su actitud de compra, el negocio funcionará mejor o peor. Por eso, el servicio al cliente cada vez cobra más importancia y hay que tenerlo muy en cuenta en cualquier análisis estratégico como el que propone un CMI.

El objetivo será aumentar la confianza del público – cliente, posicionar y consolidar la reputación de la empresa y trabajar para que el cliente esté cada vez más satisfecho convirtiéndose en prescriptor de la marca.

Con el cuadro de mando integral en la perspectiva del cliente se desarrollan estrategias para responder de forma directa a las necesidades de los clientes y consumidores. Si mejora esta relación y el cliente compra más, el eje financiero se verá directamente beneficiado de inmediato.

Para que el CMI esté optimizado en este segmento se debe trabajar:

– Nivel de satisfacción del cliente
– Nivel de reconocimiento de marca
– Expansión del negocio
– Dificultades del cliente
– Estrategias que no obtienen el impacto marcado

Perspectiva de los procesos internos

Si algo puede hacer y proporcionar el crecimiento en una empresa eso es sin duda, el equipo interno. Para que este trabaje de forma adecuada y optimizada, necesita de una serie de procesos internos que les faciliten las tareas. Todos las partes integradas en el cuadro de mando están pensadas para alinearse a favor de los objetivos marcados.

– Mejorar la atención y respuesta que el equipo ofrece al cliente
– Aumentar y optimizar el servicio que se ofrece a los usuarios
– Generar mayor índice de productividad dentro de los equipos
– Mejorar internamente el proceso interno
– Crear nuevas y mejores campañas

Con este eje y perspectiva se mejora la gestión de los proyectos, los servicios y los productos que se ofrecen a los clientes con el objetivo de generar mayores adquisiciones y ventas.

Perspectiva de formación y crecimiento

Por último pero no menos importante está el eje de la formación y el crecimiento. Sin formación poco se puede crecer y menos en este momento en el que el reciclaje profesional para sumarse a las nuevas tecnologías es totalmente indispensable.

Esta, la perspectiva de la formación y el crecimiento son dos aspectos intangibles (los únicos de todo el cuadro de mando) pero más que relevantes. Están enfocados y centrados en la mejora continua de las capacidades del personal así como en la estructura interna de la empresa. Trabajará de forma directa sobre los siguientes aspectos:

– Ambiente laboral
– Productividad y sus herramientas
– Criterios motivacionales y competitivos
– Capacitaciones al personal
– Actividades de integración

Esta visión y perspectiva va a fortalecer al equipo y lo unificará en mayor medida.

Cómo hacer un cuadro de mando integral

Una vez que ya se conocen todos los detalles de un cuadro de mando integral y se ha decidido si es la herramienta correcta para nuestra empresa, el siguiente paso natural es hacerlo e implementarlo en la rutina diaria de trabajo. ¿Cómo se hace un CMI?

Para hacerlo de forma optimizada, ordenada y conseguir así los objetivos, lo más fácil es seguir este paso a paso:

– Definir la estrategia: Con la misión, la visión y los valores totalmente definidos, se diseña una estrategia que seguir en la empresa que esté alineada con los objetivos marcados.
– Estructurar la estrategia para su ejecución: con la estrategia diseñada hay que ponerla en práctica y para ello, lo mejor, es realizar una estructura basada en metas y tareas.
– Repartir el trabajo: de forma equitativa según disponibilidades y conocimientos de los integrantes del equipo. Delegar es lo que más va a ayudar a llegar a los objetivos.
– Elegir método de trabajo para el CMI: porque hay tantos métodos como equipos y personas que lo trabajan habrá que decidir cuál es el mejor para cada team.
– Evaluación y mejora continua: sin analizar lo que acontece es imposible corregir desviaciones y además, implementar mejoras.

Una vez desarrolladas estas áreas habrá que ir trabajando perspectiva por perspectiva incluyendo las kpi’s de cada una de ellas. Analizar en profundidad será el día a día de la persona responsable del CMI para de ahí, poder tomar decisiones acertadas.

Lo más habitual es diseñar el cuadro de mando integral en Excel ya que es una herramienta que todos conocemos y con la que se puede trabajar en tiempo real. Cada uno lo diseñará según sus gustos, preferencias y formas de trabajar. En internet se pueden encontrar numerosos ejemplos pero aquí desgranamos algunos de ellos que ayudarán a avanzar en la labor.

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