3 secretos para gestionar facturas Online
Gestionar facturas Online es algo realmente sencillo y muy útil. Te permite comprobar en cualquier momento todo tipo de facturas, con cualquier tipo de finalidad. Desde cuando estás en una reunión con un cliente y tienes la duda de qué descuento le realizas o si le facturaste un servicio que te solicitó, hasta cuando estás volviendo de viaje y no recuerdas en qué punto kilométrico estaba aquel restaurante donde comiste un cochinillo asado la última vez, recurriendo a la factura para ver la dirección y poder repetir ese manjar para tu paladar. Independientemente de esto, gestionar tus facturas online tiene muchas más ventajas e incentivos, y te permitirá dejar atrás esa sensación de que todo lo relativo a la facturación es algo aburrido y ser mucho más ágil y organizado. Para ello, te recomiendo tres trucos que aunque no son ningún descubrimiento, muchas veces no se cae en ellos y no se aprovechan sus ventajas:
1) Ordena las facturas con un criterio unificado
Todas las facturas tienen una fecha y un número de factura. Tener todas revueltas, mezcladas las facturas emitidas con las recibidas, las de unos servicios con otros, las de un mes con las de otro, pagadas con impagadas, etc. puede convertir la facturación en un auténtico caos y provocarte no sólo perder documentos sino cometer errores a la hora de facturar o de declarar tus impuestos. Por ello, lo mejor es seguir un orden y un sistema de clasificación. Sistema que puedes llevar tanto en las facturas en papel como en las facturas electrónicas y en el sistema de facturación que utilices para emitir tus propias facturas. Por un lado, debes diferenciar facturas recibidas y facturas emitidas. Un gasto no es lo mismo que un ingreso ¿verdad? Pues lo mismo hay que aplicar a las facturas. No es lo mismo una factura a deducirte que una factura que declarar. Hecha esta separación, debes tomar un criterio para organizarlas dentro de cada grupo. En las facturas emitidas se puede escoger tanto por número de factura como por fecha de emisión, puesto que si lo has hecho correctamente, de un modo o de otro, y aunque tengas diferentes series de facturación, el orden va a ser el mismo. En cambio, en las facturas recibidas, el criterio de organizarlas por número de factura, del emisor, no es coherente, puesto que cada una sigue la numeración de quien te la envía y por tanto para ti no va a tener un orden lógico. Por ello, y siguiendo el criterio de ordenarlas por fecha, tanto en las facturas emitidas como en las facturas recibidas, tendrás un sistema unificado, organizado y útil para ambos tipos de facturas.
2) Ordena las facturas de forma paralela online y físicamente
Cuando se tienen facturas físicas y facturas online, aunque las físicas se escaneen y las digitales se impriman, a fin de tener un doble registro, o que ambos sistemas estén completos, y tener plenas garantías de evitar confusiones, lo mejor es que ambos sistemas tengan un paralelismo. Si los dos sistemas tienen las facturas organizadas de igual modo, cuando por ejemplo tienes que rectificar o eliminar una factura antigua, sólo tendrás que buscarla una vez, puesto que al encontrarla en un archivo, en el otro va a estar en el mismo sitio, aunque sea en otro formato, papel o digital. Además, esto te permite comprobar más fácilmente si en alguno de los dos te faltase alguna factura, puesto que el orden tiene que ser el mismo y no puede haber saltos entre facturas que puedan provocar que alguna se te olvide. Es un sistema de autocomprobación de que todo está correcto y no hay ningún fallo.
3) Nombra tus facturas digitales con la fecha delante.
Para que la organización de las facturas por fechas se haga sóla digitalmente y no tengas que estar tu preocupándote de ordenarlas o de que todas estén en su sitio, lo más sencillo es que el nombre del archivo recoja en su inicio la fecha de la factura. Ahora, ten cuidado, debe recoger la fecha en orden inverso: año, mes, día. Sino, no te servirá de nada pues el orden no será cronológico, sino organizadas por el día y no teniendo en cuenta el mes. En conclusión, y por tanto, lo más recomendable es que el nombre del archivo sea: AñoMesDía – Nombre de cliente o Proveedor Por ejemplo: 20160921 – Coca Cola España De este modo y con un simple vistazo sabes la fecha, el proveedor y además se organizan solas las facturas. Este sistema es válido tanto para facturas emitidas como facturas recibidas.
¿Qué te parecen estos truquillos? ¿Se te ocurre alguno más? Por supuesto nosotros te recomendamos que tengas toda la gestión de tu empresa en un solo lugar, en la nube y con acceso rápido y ágil. Prueba ahora Gratis Billage y comprobarás lo fácil que te resulta.
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