¿Cuánto tiempo debo guardar las facturas?

Llegó el orden. Guarda tus facturas… pueden pedírtelas en unos años. Guardar las facturas es una de las obligaciones más importantes que tenemos como empresarios, pero no siempre es tarea sencilla tenerlas organizadas. Como autónomos o empresarios, tenemos muchas obligaciones: llevar una contabilidad organizada, conocer los tipos e IRPF para el 2016, presentar las declaraciones de impuestos en tiempo y forma, cumplir con la normativa de la Seguridad Social en cuanto a cotizaciones, propias y de nuestros empleados, y un largo listado de cuestiones que es relevante tener en cuenta y controlar periódicamente a fin de evitar, no sólo poder incumplir la normativa, sino el poder ser sancionados por ello. Una de estas obligaciones, de las más relevantes y que, por otro lado, nos pueden salvar de determinadas sanciones por otras cuestiones si lo hacemos de forma organizada y adecuada es el archivo de las facturas, tanto las emitidas por nosotros mismos, como las recibidas.

¿Qué facturas debo conservar?

Es importante conservar todas las facturas en excel o word que hayamos emitido a terceros, así como aquellas que hayamos recibido por haber realizado cualquier gasto, inversión o compra. Es por ello que, en conclusión, es relevante guardar todas las facturas con las que trabajamos, todas las facturas que, en un momento u otro, han tenido una intervención en la confección de nuestra contabilidad y en las declaraciones, tanto parciales como anuales, de impuestos. Hemos de destacar que la factura tiene una gran relevancia, tanto a efectos de registro de los servicios realizados, como a efectos probatorios, ya que constituye un documento mercantil con validez como prueba en juicio y que será imprescindible para, por ejemplo, ejercitar una acción judicial por reclamación de cantidades debidas o procedimiento monitorio, e incluso para poder hacer uso de la garantía de un ordenador portátil que hayamos adquirido.  

¿Durante cuánto tiempo debo conservar las facturas?

Aquí podemos responder la pregunta según diferentes criterios: Si tenemos en cuenta el criterio tributario, la respuesta sería cuatro años desde la finalización del periodo voluntario de presentación de la declaración correspondiente a ese ejercicio. Si optamos por el criterio mercantil, de conformidad con el código de comercio es obligatorio mantener todos los documentos concernientes a la actividad llevada a cabo durante seis años, de modo que el plazo se eleva respecto al criterio anterior. Teniendo en cuenta el criterio penal, para el caso de la comisión de un posible delito fiscal, el periodo se incrementa, ya que pese a que el delito fiscal, o de defraudación tributaria como es denominado oficialmente, del artículo 305 prescribe a los 5 años, la versión agravada del mismo, regulada en el artículo 305 bis tiene un plazo de prescripción de 10 años. Consecuencia de todo ello, y en función del tipo de empresa y el nivel de facturación que tengamos en nuestro caso, deberemos optar por un plazo u otro. Respecto al último, el penal, hemos de tener en cuenta que para haber podido cometer la versión agravada del mismo debemos haber defraudado una cuota tributaria de más de 600.000 Euros, ¡¡de cuota, no de base imponible!!, de modo que para poder tener que preocuparnos por este nuestros niveles de facturación necesariamente han de superar el millón de euros por periodo.

¿Existe algún elemento especial que nos obligue a conservar determinadas facturas durante un periodo superior?

Así es, existen algunos aspectos que pueden exigirnos que conservemos una factura durante un periodo superior a cualquiera de los indicados anteriormente. Uno de ellos es cuando estemos practicando la amortización de algún activo, ya que deberemos conservar la factura correspondiente al mismo durante todo el periodo de amortización del mismo, y una vez finalizada la amortización, iniciar el cómputo de los plazos anteriores, ya que debe conservarse la factura como justificante tanto del primero año donde se aplique la amortización, como para el último. Otra situación especial a tener en cuenta es cuando vayamos a compensar pérdidas de ejercicios anteriores en nuestras declaraciones. En este caso, deberemos poder justificar las pérdidas que dan lugar a esa compensación, y como pueden compensarse las pérdidas durante los 18 ejercicios posteriores al origen de las mismas, el periodo por el que deberemos archivar la documentación justificativa se incrementa notablemente.

¿Es necesario conservar todas las facturas físicamente o es posible hacerlo de manera virtual?

Desafortunadamente, y aunque los aspectos tributarios cada día van más avanzados tecnológicamente, es necesario conservar las facturas en su soporte original para que sirvan de justificante a efectos de una inspección. Así, si la factura es electrónica, será suficiente con la conservación en dicho soporte (máxime teniendo en cuenta que siempre tenemos la opción de convertirla en soporte físico y que, al ser electrónica, tenga igual validez). En cambio, si el soporte original de la misma es el papel, deberemos conservar físicamente la misma durante los periodos anteriormente indicados.

¿Qué te parecen los plazos requeridos de conservación de facturas? ¿Excesivos o reducidos? ¿Crees que debería ser suficiente la conservación virtual de las facturas tras un determinado tiempo? ¿Está actualizada la gestión tributaria a estos efectos o aún necesita más adaptación a las nuevas tecnologías?

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