Gestor de projectes on-line

Ja n’hi ha prou de projectes inacabables. Posa fi a no entregar els projectes a temps o a deixar que s’eternitzin. Amb billage i el seu Gestor de Projectes On-line, no ha estat mai tan fàcil optimitzar el teu temps i gestionar projectes… I acabar-los!

Crea un projecte, fes un llistat de tasques, assigna tasques allà on calgui, defineix els objectius per a cada membre del teu equip i monitoritza el temps dedicat a cada tasca. Tot en un únic lloc, des del teu ordinador o el teu mòbil i amb accés a tot el teu equip.

Augmenta, d’una vegada per totes, com mai no t’hauries pogut imaginar, la productivitat del teu negoci.

Els passos bàsics de la gestió d’un projecte

Per gestionar un projecte de forma adecuada, el primer que cal és tenir clara l’envergadura del projecte. Determina quin projecte és, què inclou, a qui afecta i què comportarà. Crea, amb tota la informació que tens damunt la taula, el teu Projecte a billage. I a partir d’aquí, tot és qüestió d’afegir-hi tasques, timings, estadis i objectius.

Un projecte ha d’incloure totes les tasques que consideris necessàries per tal d’assegurar-te l’èxit de l’encàrrec. No dubtis a l’hora de crear tasques. No es gasten. No es satura el programa. Ben al contrari. Com més tasques hi hagi, la feina flueix millor.

Tots som més eficients i productius si tenim damunt la taula tasques més petites, assumibles i àgils que no pas si hi tenim grans reptes que ens cansen i ens desesperen abans de començar. Allò que veiem massa gran o prolongat en el temps ens fa perdre les ganes.

Construeix el teu viatge – projecte de forma atractiva. Crea tantes etapes com creguis que necessitareu tu i el teu equip. Fes les parades adequades i suma-hi les provisions que facin el camí més fàcil.

Un projecte ben dissenyat és l’assegurança cap a l’èxit. I el teu negoci depèn de projectes ben executats, en temps i en forma.

Divideix el teu projecte en tasques assumibles

Els ral•lis, les voltes ciclistes, els torneigs de tennis, esquí o futbol… Tot té etapes. Tot té fases. Tot té… Tasques! És impossible pujar a l’Everest d’un sol cop, sense planificar etapes i, dins d’aquestes etapes, accions més petites, oi? Doncs els teus projectes també necessiten ser dividits.

Les tasques són les etapes del teu projecte. Són com els objectius d’una empresa: no serveix de res que et marquis que vols guanyar 1.000.000 € a l’any si no ho divideixes en mesos i assignes accions per aconseguir-ho.

Divideix cada projecte que hàgiu d’emprendre en etapes. I no només els projectes per a clients… els projectes propis interns també!

Crea tasques, tantes com en vulguis. Ordena-les en llistes de tasques i a partir d’aquí, a omplir informació.

Assigna tasques a rols del teu equip

El teu equip creix, cada cop en sou més i, si no vas amb compte, al cap de poc el caos regnarà a la teva oficina. En un projecte, és fonamental saber qui fa què. Qui és el responsable de cada tasca, però també qui ha d’executar una tasca i qui no l’ha de tocar.

Al teu plafó de projecte de billage, a cada tasca, assigna rols. Decidiu, segons l’experiència, la formació, el temps disponible i/o els criteris valorats prèviament, qui s’encarregarà de cada tasca. I reflecteix-ho en aquella tasca, assignant-la al rol corresponent.

Una tasca – un rol assignat. És una de les estratègies més eficaces que existeixen. Quan calgui preguntar alguna cosa sobre l’estat d’aquella tasca, sabrem a qui ens hem de dirigir. Evita perdre temps preguntant, buscant o indagant. Una tasca – un responsable.

Defineix objectius i dates límit que tots compleixin

Sense objectiu, no hi ha motivació. Sense marca per superar, no hi ha necessitat d’avançar. Aconsegueix que tots compleixin els seus compromisos amb les seves tasques tot establint fites i dates límit d’entrega.

A cada tasca li ha de correspondre un temps determinat d’execució. Amb l’esquema del teu projecte i allò que pactis amb el client (o necessitats internes), desglossa els temps i assigna dates d’entrega per tasca. Cadascú ha de saber sempre en quin moment es troba i quan ha d’entregar la seva feina. Confia en l’organització pròpia de cadascú partint d’una data d’entrega determinada.

Si no saps quan has d’arribar, no podràs organitzar-te el viatge. Amb les tasques passarà igual. Evita no arribar a temps o que el projecte s’endarrereixi per no informar d’una data de tancament. Ajuda el teu equip a organitzar-se el seu propi temps, sempre dins d’un calendari establert.

Monitoritza el temps dedicat a cada tasca amb Time Tracking

Coneix l’autèntica rendibilitat del projecte sabent quant de temps s’ha emprat a cada tasca. Utilitza i implanta al teu negoci l’ús del Time Tracking i sabràs, a cada moment, què està passant.

Només cal que facis un clic al play del Time Tracking i, a partir d’aquí, se t’obrirà un nou món d’informació vital per a la teva empresa. Quant de temps es dedica a cada feina, a cada tasca, a cada projecte. Ha estat rendible aquesta feina? Tot depèn sempre del temps emprat i els recursos dedicats.

Amb Time Tracking… ho sabràs! I a més a més, sense fissures, sense càlculs “a ull”. I de pas, genera i augmenta productivitat al teu equip. En connectar el comptador de minuts,pots estar segur que tots estaran enfocats en allò que estan fent. Ningú voldrà que al comptador hi aparegui més temps del què realment han estat treballant.

Factura directament fins l’últim minut treballat

Perquè facturar i cobrar és l’objectiu de qualsevol negoci… Que no se t’escapi ni un minut. Amb una gestió efectiva de projectes, un disseny adequat de tasques i un ús constant de Time Tracking, podràs facturar cada minut emprat en la feina, i fer-ho directament i sense adonar-te’n. No hauràs de fer res d’extra. Billage ja està preparat per saber el que ha de fer. Tu només ocupa’t de crear un protocol de treball efectiu per sumar a billage, i la solució s’encarregarà de la resta.

S’ha acabat treballar de franc i dedicar-hi hores i hores que després no es cobren. Optimitza i, sobretot, factura: cobra fins l’últim minut que hàgiu treballat.