Qué puedo desgravar y qué no

Llega el final del trimestre y es momento de hacer cuentas con Hacienda. Seguramente los trámites fiscales no sean una de tus tareas favoritas, pero confeccionar correctamente los modelos a presentar es importante para evitar problemas con Hacienda.

Independientemente de que sepas mucho, poco o nada de impuestos la primera cuestión a tener en cuenta es que existen dos tipos de gastos: los deducibles y los no deducibles. Hacer las cosas bien con Hacienda es pagar los impuestos “justos”, no se trata de pagar impuestos de más ni tampoco impuestos de menos. Y para ello el primer paso es saber qué puedes deducir y cuáles son los requisitos que por arte de magia convierten los gastos en “fiscalmente deducibles”.

¿Qué es desgravar un gasto?

Deducir o “desgravar” un gasto consiste en restar el importe de la factura recibida de la cifra de ingresos a declarar, con el objetivo de pagar menos impuestos.

• En el cálculo del IRPF y del Impuesto sobre Sociedades, los impuestos se pagan en función de la cifra de beneficios obtenidos. Este beneficio lo calculamos como la diferencia entre la cifra de ingresos (suma de las bases imponibles de las facturas emitidas) y la cifra de gastos deducibles (suma de las bases imponibles de las facturas recibidas)
• En el cálculo del IVA, el importe a pagar se calcula como la diferencia entre el IVA de las facturas emitidas y el IVA de las facturas recibidas

Requisitos de los gastos deducibles

Para que, desde el punto de vista fiscal, un gasto sea considerardo “deducible” debe cumplir varios requisitos:

• Deben ser gastos afectos a la actividad realizada, esto es, gastos que de algún modo estén vinculados o relacionados con la actividad
• Deben estar justificados documentalmente mediante facturas. Puede tratarse de facturas completas o simplificadas, pero en cualquier caso deben figurar los datos fiscales del emisor y del receptor de la factura
• Deben estar registrados contablemente en los libros de gastos e inversiones

Podrás deducir todos los gastos derivados del ejercicio de tu actividad y que, de algún modo, estén relacionados con la obtención de ingresos. Estos gastos deberán estar convenientemente justificados mediante factura, que puede ser completa o siemplificada. Además los gastos deben estar registrados correctamente en el libro de facturas recibidas que la normativa exige que confeccionen tanto autónomos como empresas.

¿Qué gastos puedo deducir?

Que un gasto sea deducible o no, dependerá en gran medida de la actividad desarrollada. En el fondo se trata de una cuestión de lógica: un curso de cocina será deducible para un cocinero, pero no lo será para un arquitecto.

En cualquier caso, hemos recopilado un listado de gastos comunes a todas las actividades en los que se suele incurrir más habitualmente:

• Consumos de explotación: compras de mercaderías, materias primas, envases y embalajes
• Arrendamientos: alquiler de oficinas y locales de negocio, cuotas de leasing, alquiler de maquinaria específica
• Reparaciones y conservación: gastos de mantenimiento de ordenadores, vehículos y maquinaria, excepto los que supongan una ampliación o mejora, que deberán considerarse bienes de inversión e imputarse a gastos conforme a un plan de amortización
• Servicios de profesionales independientes: honorarios de asesores fiscales, abogados, intermediadores, auditores, arquitectos, notarios y, en definitiva, profesionales en el ejercicio de su actividad. Este tipo de profesionales son fáciles de identificar, puesto que habitualmente emiten sus facturas con retención de IRPF
• Primas de seguros: seguro de responsabilidad civil, seguros de vehículos, seguros de bienes inmuebles

• Servicios bancarios e intereses: comisiones bancarias, intereses de préstamos, gastos por descuento de efectos, intereses por descubierto
• Publicidad, propaganda y relaciones púbilcas: gastos en publicidad (online y offline), carteles, tarjetas, acciones de marketing y todo aquello que, en definitiva, tenga fines promocionales  en el negocio
• Suministros: gastos de luz, telefonía, gas, agua, conexión a internet. En caso de tener un local de negocio u oficina, podrás deducir este tipo de gastos sin problema. Si por el contrario trabajas desde casa, podrás deducir sólo los consumos relacionados con tu negocio y en proporción a los metros de la vivienda afectos al negocio
• Sueldos y salarios: nóminas de los empleados ya sean mensuales o pagas extraordinarias, dietas, asignaciones de vieja, retribuciones en especie, premios y compensaciones.
• Seguridad Social a cargo de la empresa: cotizaciones a la Seguridad Social por la contratación de empleados en el Régimen General y también cuotas de autónomos, ya sean societarios o personas físicas
• Otros gastos de personal: formación de los empleados, indemnizaciones por despido, seguros de accidentes y contribuciones a planes de pensiones.
• Tributos: aunque el IRPF y el IVA no se deducen como gasto de la actividad, otros impuestos sí son deducibles: Impuesto sobre Bienes Inmuebles (IBI), impuesto sobre Actividades Económicas (IAE), Impuesto sobre Actos Jurídicos Documentados (IAJD).
• Amortizaciones: importe calculado en el plan de amortización, que determina el importe imputable a gastos por el deterioro de los bienes de inversión afectos a la actividad
• Otros gastos deducibles: compras de libros y revistas profesionales, gastos de asistencia a eventos, cursos y conferencias relacionados con la actividad, cuotas de asociaciones empresariales, corporaciones y cámaras

Gastos no deducibles

Seguramente no todos los gastos que realices sean deducibles aunque pidas la factura con IVA desglosado. Las siguientes partidas de gastos no son admitidos como gasto fiscalmente deducible:

• Multas, sanciones y recargos impuestos por Hacienda y la Seguridad por presentación extemporánea, pagos realizados fuera de plazo o como consecuencia de procesos de inspección
• Donativos y liberalidades
• Pérdidas de juego
• Compras y gastos derivados de operaciones realizadas con paraísos fiscales
• Los tickets de compras en el supermercado,
• Compra de ropa y calzado, salvo si se trata de ropa de trabajo serigrafiada con el logotipo de la empresa
• Gastos generados en bares, no aplican. De igual manera, las multas, las sanciones y los donativos tampoco lo son.

Te recomendamos que en el momento de confeccionar tus declaraciones de impuestos cuentes con el respaldo de las facturas que vas a desgravar. De este modo, en caso de revisión o inspección de Hacienda podrás demostrar sin problema que los gastos deducidos son reales y están afectos a tu negocio. De igual forma, evita caer en uno de los errores más frecuentes de los autónomos: no pedir facturas y no guardar los tickets de las compras que realizan. Y por supuesto, contar con el asesoramiento de un experto en materia fiscal que se ocupe de todo esto por ti, siempre es una buena idea.

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