Los errores más comunes a la hora de facturar
Evidentemente, todo el mundo le dedica el tiempo necesario al proceso de facturación para startups para no cometer ningún error, tanto trabajadores autónomos como en las startups. Sin embargo, los errores en el proceso de facturación son más comunes de lo que mucha gente cree. Para poder evitarlo, siempre puedes ponerlo en manos de un programa de facturación… Nosotros te proponemos nuestra herramienta. Prueba gratis nuestro software de facturación y contabilidad y ya habrás avanzado un gran trecho. Estos son los errores que suelen aparecer más en los procesos de facturación sin tener en cuenta el tipo de negocio
- Confundir el destinatario o el departamento
El hecho de trabajar con varios clientes requiere prestar atención a la hora de enviar cada una de las facturas. Es habitual ver como se confunden destinatarios de facturas por algún tipo de servicio o venta de un producto, no obstante este tipo de errores pueden llegar a tener consecuencias realmente graves. Normalmente, si se confunde el destinatario de una factura basta con corregir el error y enviar una disculpa al cliente. Sin embargo, en el caso de tener cláusulas de privacidad en el contrato con tu cliente, este tipo de errores pueden llegar a ser más serios ya que se estaría compartiendo información confidencial con terceros. Otras veces, la confusión no se produce con otro cliente, sino con otra persona dentro de la misma empresa. Las personas con las que trabajas no siempre son las encargadas de tramitar tus facturas, por este motivo es mejor preguntar y verificar quién será la persona encargada de gestionar tu factura.
- No desglosar la factura
El nivel de detalle de cada factura dependerá de lo que tengas acordado con cada cliente, sin embargo, por lo general es conveniente desglosar la factura al máximo para evitar malentendidos. El cliente siempre tiene que saber lo que está pagando, si cumples con esa premisa no tendrás ningún problema.
- No dejar claras tus condiciones
Si no aclaras tus condiciones con los clientes, a la hora de facturar pueden aparecer todo tipo de sorpresas. Para evitar estos contratiempos, antes de enviar la primera factura es conveniente dejar claros todos los aspectos que aparezcan en la misma (Precio unitario, descuentos, cláusulas, etc…)
- No especificar las fechas de vencimiento
Aunque hayas acordado con el cliente cobrar la factura a largo plazo, nunca dejes de especificar la fecha de la misma, es una escusa fácil para caer en el impago. Normalmente si las facturas no llevan una fecha de vencimiento deben ser pagadas en un máximo de 30 días, pero para ahorrarte problemas mejor haz este pequeño esfuerzo e incluye la fecha en la que esperas cobrar la factura.
- Olvidarte de los impagos
Suele ocurrir, que por olvido o a consciencia, uno o más clientes caen en el impago de facturas. Para evitar este problema es necesario estar pendiente de cada uno de tus clientes, y de cuál es su plazo para pagarte las facturas. De otro modo los impagos se pueden prolongar hasta que tu decidas intervenir.
- No especificar el método de pago
Las condiciones de cada uno de tus clientes son diferentes (Entidad, situación geográfica, etc…) Para hacer el proceso de pago más fluido es conveniente que especifiques el modo en el que te gustaría cobrar tus facturas. Por ejemplo a través de transferencia bancaria o mediante PayPal.
- Retrasarse a la hora de facturar
Lo mejor para tu negocio es enviar la factura inmediatamente después de haber finalizado cada uno de los puntos establecidos en el servicio acordado en ese periodo de tiempo. El hecho de ser puntual con el envío de las facturas te ayudará para cobrarlas a tiempo.
- Descuidar el estado de tus facturas
Los errores en las facturas dan una mala imagen de tu negocio, especialmente los errores de ortografía. Es habitual usar plantillas o facturas anteriores durante el proceso de facturación, ten cuidado con eso ya que se te pueden pasar datos de facturas anteriores si no lo revisas correctamente. En conclusión, repasa como mínimo dos veces cada una de tus facturas para evitar errores que te puedan dejar en mala posición.
- Personaliza tus facturas
Darle un toque personal a tus facturas es una estrategia más para promocionar tu negocio, un logo, una imagen, un eslogan… Algo distintivo que diferencia tus facturas de las demás. No obstante, una factura no es un panel informativo, con lo que deberás respetar la seriedad de la misma y no excederte con los decorativos.
- No guardar una copia de tus facturas
Te pasará muchas veces que tendrás que contrastar algunos datos de tus facturas con uno de tus clientes. Queda muy mal tener que pedirle la factura a tu propio cliente porqué no te has tomado la molestia de guardar una copia de seguridad. Puedes hacerlo en tu propio ordenador, en un disco externo, en el cloud, etc… Opciones no te faltan para tener tus facturas a salvo en caso de que alguien te pida revisarlas.
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