Cómo facturar a clientes extranjeros

Trabajar con clientes extranjeros es una gran oportunidad para poder ampliar nuestro espectro comercial y de actividad. Eso sí, uno de los puntos a tener en cuenta es la facturación. Si no se factura correctamente puedes perder en sanciones con la Administración lo que ganas por trabajar con ellos.

Cualquier autónomo o pequeña empresa puede internacionalizar sus servicios y productos. Actualmente es muchísimo más fácil gracias a la caída de las fronteras que permite Internet y poder trabajar en remoto llegando en cuestión de segundos a cualquier parte del Mundo.

Para poder internacionalizar tu negocio hay que tener determinados detalles en cuenta. Lo fundamental es empezar por la zona geográfica a la que te quieres dirigir porque de eso dependerá el idioma con el que te expresarás, el público (y todas sus características que afectan a las ventas) y por supuesto, la facturación.

Facturar correctamente a un cliente extranjero es fundamental para llevar una buena salud financiera y fiscal de tu negocio. Cada país tiene unas condiciones en cuanto a impuestos y fórmulas para imputar deducciones, etc. Si quieres facturar como un pro debes tenerlo todo muy en cuenta y cumplir de forma excelsa tus obligaciones fiscales.

El primer “filtro” que deberás pasar para tomar las medidas adecuadas a la hora de facturar a un cliente extranjero es si este está dentro o fuera de la Unión Europea ya que esta, la Unión, funciona como un ente global con sus propias particularidades a la hora de facturar y por ende, lo deberás contemplar en tus asuntos fiscales.

Cómo facturar dentro de la Unión Europea

Para autónomos – empresas ubicadas en España lo más normal y/o habitual es trabajar con países que están dentro de la Unión Europea. Ofrecer – vender productos / servicios a países cercanos de la Unión es algo totalmente habitual y que ya no se ve como algo “extraño” o difícil.

A efectos contables – fiscales, para trabajar con países de la Unión Europea el primer paso que debes dar es el de darte de Alta como Operador Intracomunitario. Con este trámite con la Administración le estás informando de que vas a facturar a países de fuera de España pero que están dentro de la Unión Europea. Con esto, podrás facturar a los países de la Unión sin incluir el iva en tus facturas (queda exento).

Si no estás dado de alta como operador intracomunitario la diferencia será que en tus facturas incluirás el iva, el tuyo habitual por tus productos / servicios y en tu liquidación trimestral deberás hacer lo habitual pero marcando el epígrafe “adquisiciones intracomunitarias de bienes y servicios”.

Operador intracomunitario: ventajas y obligaciones

Si estás dado de alta como operador intracomunitario que es lo que recomendamos si vas a hacer transacciones habituales con países de la Unión Europea, tendrás ciertas ventajas pero también obligaciones. ¿Cuáles?

Beneficios

• Libertad de trámites. Si eres O.I. los trámites a realizar son muchos menos.
• Si compras, te ahorras el iva (menor impacto para tu tesorería).

Obligaciones

• Vigencia: no es permanente por lo que hay que renovarlo periódicamente.
• Puedes revocarlo cuando consideres que ya no lo necesitas.
• Obligación de justificar el por qué lo solicitas: porque lo vas a utilizar.
• Portal VIES: comprueba antes de facturar a un cliente de la Unión Europea si también está dado de alta como O.I. Es un registro general y todos estamos ahí.
• Si estás dado de alta tendrás un uso legal del indicativo de O.I. En España es el Nif – Cif precedido de ES.

Trámites

Ser O.I. no es algo autómatico sino que tienes que darte de alta como tal en la Agencia Tributaria – Hacienda. Desde que presentas la solicitud, la Administración tiene hasta 3 meses para revisar dicha solicitud y validarla o revocarla.

Si tu facturación es reducida o reciente la Administración puede pedirte que justifiques el por qué quieres ser Operador Intracomunitario y para ello tendrás que presentar facturas, recibos o contratos con esas empresas exteriores.

Cuando seas O.I. tendrás que incluir en tu liquidación periódica del Iva el modelo 303 y el modelo 349 para notificar estas operaciones.

Facturar a países NO de la Unión Europea

En el caso de que tú quieras trabajar con empresas extranjeras que no pertenecen a la Unión Europa (un caso habitual para empresas españolas es hacerlo con compañías latinas con las que compartimos idioma) facturar es incluso y paradójicamente, más sencillo aún.

Todas las transacciones están exentas de iva así que tus facturas no llevarán esta cantidad contemplada. Eso sí, a la hora de realizar la liquidación trimestral / mensual deberás notificar estas transacciones.

El IRPF en facturas con clientes extranjeros

Antes de finalizar sí queremos incluir un punto importante a tener en cuenta cuando se factura a clientes extranjeros y es el IRPF sobre todo para los autónomos.

Cuando realizamos una actividad empresarial, antes o después, hay que cotizar IRPF y liquidarlo según las transacciones realizadas. Esto va a incluir a las facturas a empresas extranjeras.

Lo que tendrás que tener siempre presente es que ninguna factura expedida a clientes de fuera de España llevará IRPF con lo que no tendrás que incluirlo en las mismas. Para que todo esté correcto en tus liquidaciones tendrás que incluir estas transacciones en el modelo 130 del pago trimestral de impuestos.

El modelo 130 te va a obligar a previamente hacer una provisión de fondos y adelantar el 20% de los rendimientos posibles acumulados en el trimestre de la declaración.

Para calcular este 20% de anticipo deberás sumar los ingresos acumulados ese año hasta el momento y restarle los gastos propios así como sus retenciones y pagos a cuenta de terceros. Como de esas facturas no harás retenciones, el resultante será de lo que extraigas ese 20% para hacer adelantarlo a la Administración.

Ahora ya sabes cómo facturar a clientes extranjeros. Es todo una oportunidad de negocio muy amplia para poder trabajar más allá. Con billage tendrás en tu panel de facturación todo contemplado y sin tener que preocuparte de hacer más gestiones. ¿Quieres probarlo gratis? Ahora es tu momento.

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