Libro de Actas: Qué es, cómo rellenarlo y presentarlo

Un libro de actas es el documento que toda empresa debe tener, de forma totalmente obligatoria, desde el momento de su constitución y durante el transcurso de su vida activa. Cualquier persona que esté pensando emprender un negocio y para ello vaya a constituir una sociedad (sea cual sea su caracter), deberá contar con un libro de actas, aprender a rellenarlo y presentarlo de forma oficial cuándo y cómo corresponda. Este es un paso que muchos obvian, olvidan y sobre todo, desconocen. Evitar sanciones es tan fácil como aprender sus detalles y pormenores.

¿Qué es el libro de actas de una Sociedad?

Toda sociedad debe contar en su haber con una serie de documentos recopilatorios de información y actividad denominados Libros Contables. Estos, hay que cumplimentarlos, mantenerlos actualizados y presentarlos al Registro Mercantil así como a la correspondiente administración cuando se estime y se requiera en los plazos establecidos.

Dentro de estos libros contables se encuentra el Libro de Actas. 

Obligatoriamente, todas las empresas y sociedades deben tener, al menos, una reunión y /o encuentro con los socios durante cada ejercicio (año) que se conoce como junta ordinaria. Estas juntas ordinarias estarán al márgen de las juntas extraordinarias que se podrán suceder en cualquier momento según necesidades puntuales o por solicitud de cualquier socio.

Todo lo que se hable, se comente, se estipule y se acuerde en las juntas ordinarias así como en las extraordinarias, deberá quedar recogido para consulta de todos los socios en cualquier momento. El lugar para compilar dicha información será el Libro de Actas.

De ahí se deduce la utilidad y objetivo de un libro de actas que no es otro que servir de reservorio de la información y conclusiones realizadas durante una junta de socios (ordinaria y extraordinaria).

¿Cómo legalizar un libro de actas?

Estos libros de actas cumplimentados correctamente deben presentarse de forma anual al Registro Mercantil y contar con el sello oficial que verifica su presentación. De esta forma, el libro de actas quedará “legalizado” y oficializado.

Para la legalización del libro de actas anteriormente era necesario acudir de forma presencial al Registro Mercantil con el libro para su presentación y obtención del sello. Desde la ley 14 / 2013, la fórmula para legalizar y presentar el libro de actas ha cambiado y se debe hacer de forma digital.

Esto debe hacerse de forma anual antes de comenzar el ejercicio y será independiente del tipo de sociedad que se posea y trate. Antiguamente había que acudir con las hojas (físicas) para que fuesen selladas antes de rellenarlas. Ahora, con el formato digital, se presentan una vez cumplimentadas en las juntas de socios.

¿Qué contiene un libro de actas?

Un libro de actas es el contenedor de todo lo que ocurre durante una junta de socios ya sea ordinaria o extraordinaria. A pesar de que será un registro escrito de lo acontecido, debe cumplir con una estructura determinada que sea oficialmente admitida para su posterior presentación y oficialización. Estas son tres partes bien diferenciadas:

Apertura o diligencias

Actas

Diligencia de cierre de libro de actas

Todo libro de actas deberá incluir estos tres apartados de forma clara, concisa y que no lleve a confusión. En ellos se recogerán los acuerdos a los que se llegan en la junta, los datos de la convocatoria, la constitución del órgano así como el resultado de las votaciones, cualquier oposición o información adicional.

¿Cómo se debe rellenar un libro de actas?

A pesar de que un libro de actas es un resumen detallado de lo que ocurre en una junta de socios, hay una fórmula específica para cumplimentarlo que debe respetarse con el fin de que el Registro Mercantil apruebe dichas actas.

Para el correcto cumplimento de un libro de actas, este debe recoger toda la información que se vierta durante la junta y que esté recogida en las diferentes actas independientes. Debe detallarse:

• Fecha y hora de celebración de la junta.
• Orden del día – texto de la convocatoria.
• Los asistentes – socios con voto (especificando si el voto es personal o en representación de otro socio).
• Resumen de los asuntos tratados y de las intervenciones de los asistentes.
• Detalle de los acuerdos adoptados y el contenido de estos.
• Resultados de las votaciones realizadas.
• Aprobación por parte de los asistentes del acta.

Diligencia de cierre de libro de actas

Una vez cumplimentadas estas dos partes, apertura – diligencias y acta, habrá que realizar la diligencia del cierre de acta. Esto debe incluir:

• El número total de páginas del libro de actas.
• Número de actas firmadas y selladas.
• Fechas del acta inicial y del acta final.
• Firma de las actas y del libro de actas.

¿Cómo presento telemáticamente el libro de actas?

Desde la citada anteriormente ley 14 / 2013, la presentación del libro de actas de toda empresa debe ser digital. Para el efecto, la Administración y el Registro Mercantil tienen habilitados una solución online, Legalia, que permite cargar documentos en diferentes formatos como word, excel y pdf. El programa compilará las hojas subidas en una carpeta .zip que será la que se envía al Registro Mercantil a través del portal de registradores. Terminada la operación, la misma web arrojará al usuario un documento que acredita el correcto proceso y presentación de libro de actas.

El único requisito para poder subir la documentación a la plataforma será contar con un certificado digital (el que se usa para la mayoría de trámites telemáticos).

Casos especiales del libro de actas

 

Dependiendo de la tipología de la sociedad, esta deberá presentar un libro de actas específico que recoge cierta información y está diseñado de forma particular.

Libro de actas de sociedad limitada (SL)

Una sociedad limitada deberá cumplimentar y presentar el correspondiente libro de actas pero además también, el libro de registro de socios (o de acciones nominativas). Este trata y versa sobre las participaciones, la titularidad de dichas participaciones y las operaciones que refieren a las mismas.

Participaciones

Dentro del libro registro de acciones nominativas debe incluirse información detallada sobre todas las participaciones incluyendo todos los detalles del propietario de dicha participación: nombre del titular, domicilio, nacionalidad, transmisión de la misma (si se ha producido). Así mismo, habrá que detallar los gravámenes de cada participación.

Libro de actas de administrador único

Aquellas sociedades que solo cuenten con un único socio o aún contando con más socios, las participaciones sociales estén en manos de una única persona, deberán presentar el libro de actas de administrador único – libro de registro de contratos.

Las decisiones que realice el administrador único deberán de esta forma aparecer en el libro de actas incluyendo la fecha y el lugar de los posibles acuerdos.

Libro de actas de comunidad de propietarios

Por último, como caso especial, las comunidades de propietarios deben contar y presentar igualmente con un libro de actas de las juntas de propietarios realizadas. Estas deberán incluir la misma información que en el resto de actas.

Recordar siempre y tener muy en cuenta que una sociedad, cualquiera y todas ellas, deberán siempre contar con un libro de actas y este, a su vez, tiene que ser presentado de forma digital en el Registro Mercantil.

 

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