Fecha de emisión de una factura (importancia fiscal)

La fecha de emisión de una factura es propiamente, la fecha en la que se genera esa factura en concreto. Conocida coloquialmente como la fecha de expedición, es totalmente obligatoria e imprescindible en cualquier factura que se realice por una obra / servicio / producto. Sobre ella se genera todo el orden contable de una empresa o autónomo siendo vital para las liquidaciones de impuestos derivados (IVA, IRPF).

Quizás a priori parezca algo muy elemental incluso demasiado sobre todo como para dedicarle un post de blog y contenido de valor pero realmente, la fecha de emisión de una factura es un dato bastante importante que normalmente no se le da el lugar que le corresponde. Esto incurre en multitud de errores internos de las empresas y sus contabilidades pero también para con la Administración y Hacienda. ¿Cómo subsanarlos? Atendiendo a todo lo que implica la fecha de emisión de una factura.

¿Qué es la fecha de emisión de una factura?

En detalle, la fecha de emisión de una factura es la fecha en la que esa factura fue emitida, generada o expedida (los tres conceptos representan lo mismo).

Esta fecha es totalmente obligatoria y debe aparecer en todas y cada una de las facturas generadas para acreditar una venta de un producto / servicio.

Es por lo tanto, una información obligatoria y totalmente reglamentaria. Es de esas piezas indispensables que tienen que aparecer siempre, en una factura y preferiblemente, en un lugar visible y bien ubicado para evitar confusiones.

Esta información, la de la fecha de emisión de la factura, debe ser real por lo que no da a lugar generar facturas con fecha anterior – posterior a la venta.

La fecha además será el dato que generará un orden cronológico a las facturas de la contabilidad de una empresa. Además del número de la factura (que debe ser correlativo), la fecha ordenará todas las facturas y las clasificará según mes – trimestre de emisión. Este es un dato realmente reseñable a la hora de preparar los trimestres de impuestos (IVA e IRPF).

Importancia de la fecha de emisión de una factura

Según adelantábamos, la fecha de emisión es muchísimo más importante de lo que a priori puede parecer. Sí, es una fecha sin más pero en un ejercicio contable la fecha de cada factura aporta información relevante para el cierre fiscal así como para cualquier análisis financiero.

No es igual una factura emitida (y por lo tanto, dinero que se va a cobrar – ingresar) en un año que en otro y ni siquiera, en un mes que otro (sobre todo de cara a los balances de ingresos – gastos de la compañía).

Además, otro dato que ofrece la fecha de emisión de la factura es que determina la liquidación de impuestos como el IVA y el IRPF. Según la fecha de cada factura, ese impuesto en concreto entrará en un trimestre u otro teniendo que hacer así frente al pago de impuestos relacionado.

Lo que siempre hay que tener en cuenta es que una factura sin fecha de emisión (que no la incluya, no aparezca clara o esté equivocada) no puede ser aceptada. De hecho, es ilegal y tampoco la Administración la aceptará como factura formal.

Si recibes una factura por un producto / servicio adquirido, esta siempre debe incluir la fecha de emisión. Si no, es mejor devolverla para que se cumplimente de forma adecuada (ya que la fecha debe estar generada por quién crea la factura, el emisor de la misma).

Por último y no menos importante, la fecha de emisión es la garantía para cualquier tipo de reclamación. Si el periodo permitido para una reclamación es de 1 mes, este contará a partir de la fecha de emisión de la factura. En caso de no aparecer, no podría evaluarse el periodo que está ocupando. 

Fecha de emisión según tipo de factura

En el ejercicio de la contabilidad existen diferentes tipologías de facturas según las características de cada caso (factura rectificativa, simplificada, etc). En estos casos, la fecha puede generar alguna duda ya que existen diferentes momentos: el de la emisión de la factura original, el de la emisión de la factura posterior, etc.

Facturas rectificativas: si se hace una rectificativa siempre es sobre una factura anterior que se quiere modificar – rectificar (y ya estamos en otro trimestre diferente por lo que no se puede hacer sobre la factura original). La fecha de la factura rectificativa será la de su emisión propia pero hay que tener en cuenta la de la factura original. Las facturas rectificativas se pueden realizar en el periodo de cuatro años desde la emisión de la factura original a rectificar.

Facturas simplificadas: en este caso, la fecha que aparece en la factura suele ser la de la fecha de entrega del bien / producto que se ha vendido. En caso contrario, se incluiría la fecha de emisión y también la fecha de la operación (por ejemplo, si se ha instalado un ordenador en una fecha pero la compra se realizó en otro momento previo o la factura es posterior a ambas acciones).

En cualquier caso siempre la factura debe incluir la fecha de emisión propia. Así se podrán realizar las acciones y obligaciones fiscales que todo autónomo / empresa debe acometer. 

 ¿Una factura sin fecha de emisión tiene validez?

Absolutamente NO. La respuesta no deja espacio a equívocos… Una factura sin fecha de emisión no tiene validez ni es legal incluso. Según el reglamento de facturación y las normas fiscales de nuestro país, ninguna factura está exenta de incluir la fecha de emisión.

La Agencia Tributaria no puede (y de hecho no lo hace) aceptar una factura que no tenga fecha de emisión. Esta negación puede incluso llegar a convertirse en sanción y multa para la empresa que haya emitido la factura sin fecha.

Las autoridades necesitarán en todo caso la fecha de emisión para cualquier inspección y control sobre la facturación, contabilidad y fiscalidad de la empresa a analizar.

 ¿Qué hacer si tengo un error en la fecha de emisión de una factura?

Cometer un error en la fecha de emisión de una factura puede darse en algunos casos (si estás utilizando un software de facturación será mucho más complicado que esto ocurra ya que por ejemplo billage, añade de forma automática y en tiempo real, la fecha a la factura en el momento que se realiza).

¿Es posible modificar la fecha de emisión de una factura?

Pueden darse varias casuísticas en el caso de emitir una factura con un error en la fecha de emisión:

• Si tras la factura que se ha realizado con error en la fecha no se ha emitido ninguna otra con fecha posterior y no se ha cambiado de trimestre, se puede modificar la fecha sobre la misma factura notificándolo al receptor y enviándole la correcta.

Cabe añadir que este caso no está totalmente permitido por la Agencia Tributaria que en ningún momento permite ningún cambio de fecha de emisión.

• En el caso de que tras esa factura se haya emitido otra con fecha posterior y/o se haya cambiado ya de trimestre, la única opción es emitir una factura rectificativa que notifique la fecha correcta de emisión de la original.

¿Cuál es la fecha límite para la emisión de una factura?

Hay que tener en cuenta a la hora de realizar una factura que la fecha puede generarse en dos momentos diferentes:

• En el caso de que el receptor sea un particular, esta se emitirá en el momento en el que se ejecuta la compra – venta y se recibe lo que se ha comprado.
• Si es una empresa la que ha realizado la compra, la factura se puede emitir con un margen de 16 días desde la fecha de la venta o prestación del servicio.

 ¿Qué diferencia hay entre la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de una factura?

En el caso de las facturas pueden incluir dos fechas diferentes: la fecha de emisión y la fecha de vencimiento de la propia factura. ¿Qué diferencias hay?

La fecha de emisión es el día concreto en el que se genera esa factura y se entrega al receptor.

Por el contrario, la fecha de vencimiento es el momento que se establece para que el cliente abone la cantidad correspondiente para liquidar el importe que aparece en dicha factura.

¿Las facturas se contabilizan por la fecha de emisión de las mismas?

Correcto. La fecha de emisión de la factura es la que marcará el momento contable que las rige. Es decir, el día – mes – año que aparece en la factura como fecha de emisión será la que la catalogue en un momento determinado (en ese mes – trimestre – año).

Será por tanto esta fecha y este dato el más relevante a la hora de llevar un orden cronológico en la facturación de la empresa.

Estas fechas son importantes para tener en cuenta lo que está por cobrar (porque se ha facturado) y los impuestos que habrá que liquidar en su defecto.

 

Sin duda alguna, lo mejor para llevar un buen control contable así como para realizar facturas perfectas con fechas de emisión sin errores es contar con un software de facturación como billage. La solución se encarga de todo y libre de errores. ¿Pruebas?

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