Diferencias entre Asesorías Online y Tradicionales: Pros y Contras

La digitalización es una realidad por lo que pensar y dejarse convencer por una asesoría online, es un paso más que aceptado. A día de hoy, un amplio número de empresas ya se han decantado por las asesorías online mientras que otras están aún en la dicotomía. Conocer las diferencias entre asesorías online y las tradiciones, sus pros y contras ayudará a poder evaluar la situación con datos reales y, según necesidades, tomar la decisión más acertada. No hay una respuesta única a la pregunta de qué tipología de asesoría elegir (entre digital o tradicional). Todo dependerá como siempre, de cada empresa, el uso que se necesite y cómo gestiona sus recursos. Eso sí, es fundamental desmitificar a la asesoría tradicional, darle una oportunidad a la online y de ahí, considerar las oportunidades o inconvenientes que ambos escenarios arrojan.

Diferencias entre asesoría online y tradicional

Las diferencias entre una asesoría online y una tradicional en realidad, no son muchas. La  mayor distancia entre ambas sin duda alguna, es la presencialidad (asesoría tradicional) o la ausencia de la misma (en el caso de las online). La era digital ha traído importantes cambios pero sin duda el que más nos ha afectado a todos los niveles de la sociedad y por supuesto en el ámbito laboral es la no presencialidad. Ahora muchísimas gestiones se hacen a través de internet (incluyendo las reuniones) y en muy pocos casos es imprescindibles encontrarnos en persona (otra cosa es que así se desee y se elija). Casi todo se gestiona de forma remota con el uso del ordenador o incluso, del móvil.

En el caso de la documentación fiscal y contable de una empresa, igual. Ahora todos los trámites con la Agencia Tributaria – Hacienda y las Administraciones se pueden realizar en sus páginas webs. Eso, aterrizado a trámites propios y previos a la presentación de impuestos y modelos, por supuesto se pueden implementar de forma digital. De ahí que hayan aparecido de un tiempo a esta parte y cada vez sean más habituales las asesorías online.

Una asesoría tradicional ofrece como punto diferenciado general la presencialidad, la parte física de su equipo, contar con una oficina a la que se puede acudir y encontrarnos allí con el asesor que nos atenderá en persona. Son esas asesorías a las que todavía hoy se les entrega “en persona” los tíquets que se han recolectado durante el trimestre en concepto de gasto para que ellos los contabilicen y de ahí, realicen y presenten los impuestos. Poco o nada más diferencia a una asesoría tradicional de una online.

Por supuesto, una asesoría tradicional como tiene que mantener una estructura física con su local y demás particularidades, tendrá unos costes más elevados que de una u otra manera se verán reflejados en los honorarios que cobra a sus clientes… O no si quieren ser competitivos con las asesorías online (que pueden a veces, dependiendo de cual) pecar de un trato más frío y des-personalizado.

¿Qué es una asesoría online?

Una asesoría online son los negocios que centrando su actividad en el asesoramiento y gestión fiscal (contable, facturación, etc), asientan su negocio en un modelo totalmente digital. Trabajan y conectan con sus clientes de forma remota, a través de internet y han renunciado totalmente, en pro de otros beneficios, a la presencialidad para con sus clientes.

Las asesorías digitales son un modelo de negocio derivado de las asesorías tradicionales. Y es que las digitales tienen realmente la misma actividad, servicios (a groso modo) y forma de actuar que las tradicionales pero cambiando la forma de comunicarse con sus clientes. Ahora, las digitales, mantienen comunicación constante por diferentes soportes eso sí, totalmente digitales: email, plataformas, Apps desarrolladas de forma exclusiva, espacios Cloud de almacenamiento… Todo lo que sea digital, online y no necesite de un encuentro presencial para solucionar y ejecutar una gestión de ámbito fiscal.

Estas asesorías, las online, consiguen poder ofrecer más facilidades a sus clientes gracias a esta deslocalización (que para algunos es incómoda aunque para otros, es necesaria por su forma de trabajar). Para ellos, el papel ha dejado de existir porque no gestionan los tíquets físicos de sus clientes sino que estos tendrán que escanearlos (con el móvil es suficiente) para enviarlos digitalmente. Este movimiento es viable gracias a la capacidad de digitalización en cualquier momento y lugar. Nunca más un tiquet perdido o no contabilizado.

Una asesoría online cuenta si quiere, con todos los servicios de una asesoría tradicional (y viceversa). Eso sí, la digital – online si quiere caracterizarse por este distintivo… No tendrá un lugar para recibir a sus clientes en presencial.

En conclusión, una asesoría tradicional también puede ser online pero una online no puede ser tradicional (si nos referimos a la particularidad de la presencialidad).

Ventajas e Inconvenientes de las asesorías online vs tradicionales

Nada de este post y de los conceptos de asesorías online y tradicionales se entenderá si no se ahonda en las ventajas e inconvenientes de ambas tipologías de asesoría. Ambas (como en todos los casos) arrojan ventajas e inconvenientes ¿De qué depende entonces elegir una u otra? O mejor dicho, ¿quién considera que las características de una u otra modalidad son ventajas o inconvenientes? Cada empresa o persona que las contrate en base a sus necesidades, modo de trabajo, equipo y objetivos. Nada es blanco o negro, todo dependerá de cada caso particular.

Ubicación

Sin duda alguna, el punto diferenciador clave entre ambas modalidades. Mientras la asesoría tradicional cuenta con una oficina o despacho (según se quiera denominar) ubicado en un lugar concreto en el que se puede recibir a los clientes, la digital prescinde de esto y normalmente, se trabaja en remoto (cada asesor desde el lugar que elija). O, si la asesoría online tiene lugar de trabajo común para su equipo, no ofrece la posibilidad de presencialidad para sus clientes. 

Esto es una ventaja para aquellas empresas o autónomos que están acostumbrados a entregar los tíquets presencialmente y que sea el gestor quien los incluya en sus contabilidades. Para los que están habituados a hacerlo ellos mismos o enviarlos ya digitalizados, esto no representa ninguna ventaja. Tampoco un inconveniente si el precio de los servicios no se ve afectado.

Eso sí, cuando la asesoría es online se está habituado a una comunicación mucho más fluida a través de email (incluso prescindiendo del teléfono).

Flexibilidad

Se dice que las asesorías online son más flexibles en general pero en realidad, hacia los clientes, no es tan acusante ya que el servicio en realidad es el mismo. Eso sí, atienden como decíamos de forma más ágil a través de email y/o de las plataformas desarrolladas para la atención digital. Garantizan respuesta en un plazo máximo de 48 horas (normalmente) y está asegurado que se guardan todos los mensajes y comunicaciones.

¿Flexibilidad entonces para quién? Para sus trabajadores. Estos, los empleados de las asesorías digitales pueden optar a fórmulas de trabajo muchísimo más flexibles. Trabajan desde casa o desde el lugar que les apetezca. Lo importante no es estar sino hacer el trabajo. En las asesorías tradicionales es importante estar en la oficina y cumplir con un horario establecido.

Precio

¿Es tan diferente el precio que ofrecen las asesorías digitales en comparación con las tradicionales? Dependerá de cada caso y esperamos que las asesorías tradicionales se estén adecuando a los precios de las digitales (porque si no, se quedarán muy atrás).

Prescindir de oficina y punto físico de atención al cliente hace que los costes de las asesorías online sean mucho menores que los de las tradiciones. Una características que permite por lo tanto también reducir los precios que se ofrece al cliente (a no ser que se quiera extraer mas margen, algo totalmente lícito, cada uno precia su servicio como considere).

La mayoría de las gestiones que realiza una asesoría fiscal están muy estandarizadas y no requieren de mayor complejidad. Muchísimo menos, una reunión (física o incluso, virtual). Esto reduce igualmente el tiempo de trabajo de los asesores que se verá directamente reflejado en los precios de los servicios. Al final, se paga por tiempo y cuanto menos se use, más reducido será el coste.

Eso sí, lo de que las asesorías online son “low cost” es un mito. El trabajo es el que es y encontrar duros a pesetas, o euros a céntimos… No existe y menos, en el trabajo.

Trato directo y personal

Uno de los grandes miedos a la hora de elegir una asesoría online es que se piensa que el trato será muchísimo más frío, impersonal y que perderemos conexión con nuestros asuntos. En realidad, esto no es así. Y tener que acudir presencialmente a la asesoría es un gasto de tiempo absoluto… Un tiempo que se puede estar utilizando para otras tareas que aportan mucho más valor al negocio.

En parte por supuesto que si nos reciben presencialmente el trato es más personal. Eso sí. Pero directo, no tiene por qué porque hoy en día es muchísimo más rápido y eficaz contestar un email (que llega en el instante y problema resuelto) que tener que acordar una cita para otro día, acudir a la misma, etc.

Horario y Tiempo

En la línea del punto anterior, el horario y los tiempos que ofrecen las asesorías online es mucho más ágil que las tradicionales. Como decíamos, un email se contesta en cualquier momento y al instante por lo que un asunto que en la tradicional se demora incluso días porque hay que acordar una cita e ir a ella, en la digital con un email y adjuntado los archivos, se libera en la misma mañana.

Incertidumbre

¿Genera más incertidumbre una asesoría digital? Depende de la forma habitual de trabajar de la empresa. Bien es cierto que hay a quien hoy en día le sigue dando intranquilidad no contar con un espacio físico al que acudir en caso de necesidad. Que requiere de esa opción para “presentarse y personarse” allí en un momento de crisis (y con Hacienda, existen). Pero si se encuentra una buena asesoría online esto no ocurre ya que suelen ser rápidos en la atención, siempre hay varias vías de contacto (mail, teléfono) y es muy ágil trabajar con ellos.

Calidad

En este punto no existen ventajas o desventajas generalizadas según la tipología o el formato de prestación de servicio de la asesoría. La calidad de su trabajo no dependerá de si es online o tradicional sino del equipo de trabajo, de su experiencia y de cómo hagan las cosas. Lo importante es hacer un buen análisis, una búsqueda apropiada y elegir según se considere. Si no funciona, se comprobará como con todo, con el paso del tiempo y el trabajo.

Eso sí, a la hora de estudiar las posibilidades aportará mayor seguridad y confianza si es una asesoría que está actualizada con los últimos avances tecnológicos así como con los cambios que día a día arroja la Agencia Tributaria y las administraciones.

Sistema de trabajo

El sistema de trabajo sí suele mucho más eficaz en el caso de las asesorías online o las tradicionales que han asumido que la digitalización es ya, un imprescindible. Trabajar en remoto, utilizar las (no tan nuevas) tecnologías, agiliza la comunicación con el cliente así como con los organismos oficiales. Los softwares como Billage con el que realizar día a día la contabilidad y reflejar todos los movimientos fiscales para, al finalizar el trimestre exportar datos listos para enviar a la asesoría, facilitan muchísimo el trabajo de ambas partes. El sistema de trabajo gana en calidad y sobre todo, en eficiencia.

Acceso a la información del negocio

El acceso a la información del negocio si es uno de los puntos también delicados y diferentes entre las asesorías digitales y las tradicionales. En el caso de las online, toda la información de la empresa cliente estará en un espacio Cloud al que ambas partes tendrán acceso remoto. A veces (cada vez menos afortunadamente por la percepción que se tiene), se piensa que esto es algo inseguro y que puede acarrear problemas. En realidad es todo lo contrario. La información que está en la nube está más protegida que en un ordenador local que puede sufrir cualquier incidente (robo, incendio, rotura, etc).

Confidencialidad y seguridad

Las asesorías actualmente (sean online o tradicionales) deben contar con sistemas Cloud seguros que ofrezcan tranquilidad a sus clientes. Este es un punto diferenciador a la hora de elegir asesoría. Aportar confianza será fundamental para cualquier servicio de este estilo.

La confidencialidad en aspectos fiscales, contables y financieros es imprescindible para trabajar de forma cómoda y confortable. Y esto de nuevo, no es algo exclusivo de las asesorías online o tradicionales. Todas deben aportarlo.

Problemas al cambiar de asesoría

Por último, en el caso de estar trabajando con una asesoría y querer cambiar a otra, puede ocasionar a veces algún que otro problema e inconveniente. Sobre todo porque una asesoría con la que se lleva trabajando tiempo tiene información histórica del cliente que deberá traspasar al propio cliente y este a su nueva asesoría o directamente a la nueva empresa consultora.

¿Lo ideal? Que el cliente, aunque cuente (que debería) con una asesoría fiscal, siempre tenga en su poder su documentación y material financiero y fiscal. En billage se almacena todo año tras año sin problema y siempre, estará disponible para enviárselo o darle acceso a la nueva asesoría. ¿Pruebas?

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