¿Cómo hacer una nómina de trabajadores? ¡Ejemplos 2022!
Realizar una nómina de trabajadores puede suponer un arduo esfuerzo. Y es que son numerosos y puntillosos los datos que hay que tener en cuenta e introducir para el cálculo y la ejecución correcta de la misma. Cada rol profesional por su categoría, el horario de trabajo, las condiciones particulares… tendrán que verse reflejadas en la nómina a todos los efectos ya que dependerá de ello la cotización y el salario a percibir. ¿Cómo se debe cumplimentar una nómina de trabajadores? Mostramos diferentes ejemplos detalladamente para evitar errores y sus posteriores consecuencias.
¿Qué es una nómina?
Una nómina es el documento acreditativo y especificativo de la retribución económica que percibe un empleado por parte de la empresa contratante. Es decir, el documento que refleja el sueldo bruto, los impuestos desglosados y retirados, los posibles incentivos y extras para finalmente, exponer el monto neto a percibir por el trabajador. Es el reflejo de la compensación salarial pactada y recibida.
El documento se emite de forma mensual o en su defecto, cuando se realice un pago en señal de un trabajo realizado por parte de un empleado (no así para trabajadores por cuenta propia que cobrarán a raíz de una factura).
Además, la nómina sirve para más que como documento informativo y aclaratorio. Este “papel” (que en los últimos tiempos suele ser digital y se envía por email), es la acreditación de la relación existente entre la empresa y el empleado así como la confirmación de que la parte contratante está cumpliendo con sus obligaciones fiscales para con la Administración y que por parte del trabajador se está depositando el IRPF y retenciones pertinentes en la Seguridad Social.
Una nómina es ese documento al que acudirá cualquier empleado para conocer los detalles habituales de su retribución salarial y no solo la cuantía sino otros pormenores derivados.
Partes de una nómina
Para hacer una nómina y que esta no incluya ningún error o falte información por añadir, lo mejor es siempre confiar en una asesoría laboral, en un responsable de Recursos Humanos y por supuesto, en un software de generación de nóminas. Ahí está siempre la comodidad absoluta, no perder tiempo en tareas que no son la zona de genio y que solo hacen perder tiempo.
A pesar de derivar el trabajo en otro profesional, siempre es positivo conocer al detalle cada parte del negocio y las nóminas son una pieza fundamental para poder evaluar los gastos, inversiones y flujo de caja de la compañía.
Una nómina está compuesta por diferentes partes que siempre, deben estar cumplimentadas con detalle. Estas serán las que conformen el documento y esclarezcan al empleado la situación real. Igualmente, cada parte servirá de guía para cumplir con obligaciones fiscales y dinerarias.
– Datos de la empresa: Nombre fiscal, CIF, domicilio fiscal, código de cuenta de cotización.
– Datos del trabajador: Nombre, DNI, número de afiliación a la Seguridad Social.
– Datos del trabajador en relación a su puesto de trabajo: Grupo de cotización, fecha de antigüedad – fecha de ingreso, código de contrato.
– Fechas de aplicación de la nómina en cuestión: el mes que abarca por ejemplo.
– Devengos de la nómina: los conceptos salariales generados por el trabajador durante el tiempo que abarca la nómina. El salario bruto (sin aplicar deducciones) desglosado así:
– Salario base.
– Complementos salariales individualizados.
– Horas extras.
– Horas complementarias.
– Pagas extraordinarias (si prorrateadas o no).
– Salario en especie.
*Estos epígrafes serán cumplimentados según existan o no en la nómina citada.
– Percepciones salariales: aquellas que no forman parte del salario en cuestión como:
– Indemnizaciones.
– Prestaciones a la Seguridad Social.
– Deducciones de la nómina: todo lo que se resta al bruto de la nómina (con lo que se calculará el neto):
– Desglose de las aportaciones a la Seguridad Social.
– IRPF.
– Si hay parte en especie y su valor.
– Anticipos existentes.
– Otras deducciones.
Con estas partidas, estaría la nómina completa y se calcularía el salario neto – lo que percibe el trabajador en su cuenta bancaria (que al final es lo que interesa a priori aunque por supuesto, también las cotizaciones).
¿Cómo hacer una nómina paso a paso?
Una vez que se conocen las partes de una nómina y se tienen todos los datos del trabajador así como sus aportaciones dinerarias, etc, el siguiente paso es hacer la nómina.
En este punto, además de la información recolectada hay que tener en cuenta otros datos tales como:
Registro de la actividad: según la relación económica que la empresa haya establecido con el empleado, es importante considerar el sueldo pero también los beneficios pactados por objetivos determinados. Al salario base habría que sumarle la parte proporcional o el total de pagas extras, bonus… que sean relativas a la actividad del empleado.
Tipo de contrato: en la nómina debe estar registrado el tipo de contrato que se ha establecido con el trabajador ya que no cotiza igual una jornada completa que una parcial, una obra y servicio o un indefinido. Las retenciones dependen y varían mucho según la tipología del contrato.
Información personal del trabajador: esto también influye en las nóminas por lo que habrá que incluir las posibles bajas sucedidas así como si se está casado – soltero y la existencia de personas a su cargo (hijos, discapacitados, etc). Los complementos salarias variarán así como las retenciones en base a estos detalles.
Categoría profesional y grupo de cotización: porque no es lo mismo ni afecta igual pertenecer a una u otra categoría profesional, debe estar reflejado en la nómina para cuantificar las bases de cotización de la Seguridad Social.
¿Cómo se calcula una nómina?
Siguiente paso imprescindible para avanzar es cómo calcular una nómina. Es como cocinar todos los ingredientes que se han dispuesto para la receta. Hay que crear el plato. Ojo avizor que el cálculo de una nómina no es tan sencillo como parece a priori una vez que se tienen las diferentes partes.
Calcular Retribuciones Salariales: Salario Base
El salario base es la cifra de partida de la retribución económica del trabajador. Lo mínimo a lo que posteriormente se le sumarán los extras y demás partidas además de que se le restarán las retenciones pertinentes. Según el Estatuto de los Trabajadores este salario base es la “retribución fijada por unidad de tiempo o de obra”.
Este monto estará fijado según el convenio colectivo al que se acoge el rol de dicho trabajador o lo que se haya pactado entre las partes (empresa – empleado). Es la retribución acorde al tiempo de trabajo empleado en la empresa (jornada completa – media jornada) y a las tareas y responsabilidades a desempeñar. Es lo percibido económicamente por el tiempo trabajado.
Complementos al salario base
A la cantidad establecida como salario base hay que ir sumando una serie de complementos que también estarán reflejados en la nómina (y que pueden ser o no susceptibles de incluir retenciones fiscales).
Complementos personales: antigüedad, formación…
Complementos del puesto de trabajo: peligrosidad, nocturnidad, responsabilidad…
Complementos según resultados de la empresa: posibles incentivos pactados o no por parte de la empresa en caso de consecución e objetivos, etc.
Complementos por desplazamientos del trabajador: los considerados desplazamientos “in tiñere” o lo que es lo mismo, los que corresponden a asuntos de trabajo.
Retribuciones en especie: si se incluyen otro tipo de retribuciones se suele incluir el valor dinerario de la misma (cheques comida, seguro médico, gasolina, etc).
Pagas extraordinarias: según se haya pactado con el trabajador, si estas están prorrateadas o se abonan en fechas determinadas.
Calcular las retenciones
Con el salario base y los complementos sacaremos el bruto a percibir por el trabajador. Siempre genera mucha confusión a los empleados la diferencia entre bruto y neto porque se desconoce con exactitud sobre todo hasta la primera nómina, lo que suponen las retenciones. Es importante ayudar al empleado a tener claro lo que percibirá finalmente en cada momento (las nóminas suelen cambiar en base a las cotizaciones y retenciones).
Las retenciones son el mayor dolor de los trabajadores y es que del sueldo bruto, hay que restar y ya se sabe que cuando a una cantidad económica se le resta… no es plato de buen gusto.
Existen actualmente dos tipos de retenciones a aplicar en las nóminas sobre el salario base: IRPF y las aportaciones a la Seguridad Social. Detallamos cada una de ellas porque en ambos casos, no solo aplican al salario base sino también a las pagas extras y de forma muy particular (ya que aunque estas se reciban dos veces al año, la Seguridad Social pide retención mensual sobre las mismas).
Calcular el porcentaje de la Seguridad Social en la nómina
La retención que se aplica para la Seguridad Social a cada nómina no será siempre la misma. ¿De qué depende? De la tipología del contrato. Si el contrato es temporal, el porcentaje a aplicar de Seguridad Social en la nómina será del 6,4%. Para los contratos restantes (todos) hay que subir el porcentaje a 6,5%.
Calcular la retención del IRPF en la nómina
Para conocer la retención de IRPF que corresponde a cada nómina hay que acudir a las condiciones particulares y personales de cada trabajador. Estas serán las que condicionen dicha retención. Van a interferir el estado civil, las personas a cargo del trabajador (ya sean hijos o personas mayores – dependientes…). La empresa, a pesar de ser datos personales del trabajador deberá estar al tanto de esta información y sobre todo, tratarla como confidencial.
Para facilitar esta labor, la Seguridad Social tiene a disposición de todo el mundo una calculadora que ayuda a calcular el IRPF a deducir según las condiciones particulares de cada caso. Este es el punto que más puede retener en una nómina y que después más importante será a la hora de las cotizaciones de jubilación.
Percepciones no salariales
Además de las partidas consideradas como salariales (económicas) existen otras también a contemplar en la nómina. Son las retribuciones derivadas de todos los gastos que se hayan podido generar en el trabajador por su función profesional para la empresa en cuestión contratante. Como ejemplo, las dietas del trabajador.
Estas percepciones suelen estar registradas y acotadas por el convenio colectivo del trabajador según la categoría profesional de cada uno. Se incluirán las particularidades que el trabajador y la empresa hayan pactado en consenso.
En este epígrafe de la nómina se incluye todo lo que se resta del salario bruto y que el trabajador dejará de percibir directamente (aunque esa cotización supuestamente sí suma en cuestión de intereses futuros como la jubilación). Habrá que reflejar:
Retenciones de IRPF. El porcentaje será en base al salario y las características propias de cada trabajador. No es de extrañar que dos empleados que tengan exactamente las mismas condiciones laborales pactadas perciban cantidades diferentes y es que según sus situaciones personales, el IRPF puede variar.
Prestaciones obligadas para todos los trabajadores y que cubrirán lo que conocemos como desempleo o formación profesional.
Calcular el sueldo neto en la nómina
Ahora ya solo faltaría calcular el neto de la nómina (lo que el trabajador percibe en el banco el día de la transferencia de pago). Es lo que interesa, el líquido. ¿Cómo se calcula a efectos prácticos? Tras toda la retahíla de partes a incluir en la nómina, de diferentes términos y apartados, toca hacer el cálculo.
Teniendo en cuenta todo lo anterior, habrá que desglosar:
Salario bruto anual
Retenciones por IRPF
Cuotas a la Seguridad Social
Saldo neto anual
Tipo de retención de la nómina
Suelo neto mensual (12 pagas)
Pagas extras (x2)
Y realizar el cálculo de sumas y restas. Como decíamos, no es tarea sencilla porque no se trata de cantidades fijas, estándar para todos e inamovibles. Las nóminas son documentos vivos en cada momento de vida del trabajador y deben ser tratadas de forma individual, cada mes.
Pagas extraordinarias
Un concepto importante que hemos pasado de forma ligera en los anteriores puntos es sin duda, el tratamiento de las pagas extraordinarias en las nóminas. Estas son dos pagas “extras” como su propio nombre indica además de las habituales mensuales. Son una forma de “premio” hacia el trabajador que siempre que la recibe notará un aumento de su felicidad… asegurado.
A efectos prácticos el empleado puede recibirla en dos momentos puntuales del año (diciembre y julio suele ser lo habitual) o por el contrario estar prorrateadas en cada paga mensual.
Lo que es importante también de las pagas extraordinarias es que como son consideradas “salario” estas tienen retención de IRPF que debe ir contemplada en las nóminas.
¿Cuál es el coste de una empresa para contratar a un trabajador?
La duda más habitual para una empresa a la hora de contratar a un empleado es sin duda, cuánto le va a costar. Una cifra que por lo general dista bastante del salario bruto que corresponde al trabajador y del neto que este recibe. La empresa, además del bruto que debe destinar al trabajador y del cual aportará la parte correspondiente a Hacienda y a la Seguridad Social, deberá destinar otro monto extra para sustentar los gastos que supone para la Administración.
Estas cantidades ya son un cálculo a realizar por la empresa que debe hacerse cargo pero que también deberá aparecer en la nómina que es lo que aquí nos ocupa. El trabajador con esta cifra no debe hacer nada. Es un dato meramente informativo para que todos conozcamos el coste real de cada profesional para la empresa.
¿Cómo entrego la nómina a mis trabajadores?
Por último pero no menos importante está, para cerrar el proceso, el cómo se entrega la nómina al trabajador. Y es que como en todo, no solo importa el contenido sino también la forma. Aunque cada empresa tenga su forma particular de presentar la nómina a sus trabajadores, hay que cumplir determinados requisitos oficiales como por ejemplo que es de obligado cumplimiento entregar siempre, una copia de la nómina al trabajador.
Antes se hacía de forma física en papel (lo que causaba importantes dificultades en equipo desmoralizados por ejemplo o sin oficina). Actualmente y desde la sentencia del 22 de junio de 2011 del Tribunal Supremo, la nómina puede ser remitida a los empleados de forma digital a través del email u otra plataforma. Lo que sí hay que cumplir es que el empleado pueda imprimirla sin coste ni dificultad.
Desde este cambio en la forma de entrega de la nómina, ya no es imprescindible y obligatorio que el trabajador firme el documento. Algo que también ha agilizado los trámites.
El formato del documento suele ser siempre el mismo, con toda la información que incluye la nómina además del logotipo y marca de la propia empresa.
Con esta información ya se puede crear una nómina de un trabajador completa y sin errores. Como siempre, recomendamos contar con profesionales porque no es una tarea sencilla pero al menos, hay que conocer los detalles y pormenores que la afectan.
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