Cuentas anuales: cuando y cómo presentarlas
Presentar cuentas anuales es una obligación de toda sociedad mercantil, pero ¿cómo y cuando he de hacerlo? Llegadas estas fechas, todas las gestorías y despachos tienen en mente las cuentas anuales de las sociedades que gestionan. Unas por la tranquilidad de ya haberlas preparado y estar pendientes únicamente de su aprobación por la junta de socios o accionistas. Otras por que apuran a ultima hora y saben que los meses que vienen serán su principal laboral, prepararlas y presentarlas.
¿Cuando han de presentarse las cuentas anuales?
La Ley de Sociedades de Capital establece tres fases en lo respectivo a las cuenta anuales:
1) Formulación de las cuentas anuales.
La formulación de las cuentas anuales, labor que la ley encomienda al órgano de administración pero que en la práctica asumimos los gestores o abogados fiscalistas de la empresa, ha de realizarse en los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio social, lo que significa que, dado que la mayoría de empresas tienen el año natural como ejercicio social, deben formularse antes del 31 de marzo.
2) Aprobación de las cuentas anuales.
La aprobación de las cuentas anuales se realiza por la junta de socios o accionistas antes de los 6 meses desde el cierre del ejercicio social, lo que a efectos prácticos y volviendo a tomar como referencia que el ejercicio social coincida con el año natural, se producirá antes del 30 de junio.
3) Presentación de las cuentas anuales.
Las cuentas anuales se deben presentar en el Registro Mercantil en el que se encuentra inscrita la sociedad en un plazo de 30 días tras la aprobación de las mismas en la junta de socios o accionistas que comentábamos anteriormente. En la práctica, y dado que muchas sociedades (o al menos las pequeñas y medianas) apuran los plazos, la realidad es que suelen formularse el 31 de marzo, aprobarse el 30 de junio y presentarse durante el mes de julio, aunque como decimos, esto no es imprescindible, puede realizarse antes lo que evita la saturación que se produce en el Registro Mercantil en el mes de julio.
¿Cómo deben presentarse las cuentas anuales?
Las cuentas anuales, y desde hace ya varios años, deben presentarse preferentemente de forma telemática, lo que además de evitarnos acudir al Registro Mercantil y aguantar la espera que suele producirse en algunos como el de Madrid algunos días del periodo de presentación, nos permite domiciliar el pago al disponer de cuenta de usuario en la web de Registradores. Pese a ello, y si por motivos técnicos u otras causas justificadas, no podemos presentarlo de forma telemática, es posible su presentación en persona en el Registro Mercantil, para lo que hemos de recordar aportar los documentos de huella y aprobación en papel, un CD con las cuentas grabadas en el formato oficial y una carpeta donde incluir toda esta documentación (en Madrid, si no llevas la carpeta, te venden allí ellos una, pero sin carpeta no las cogen).
¿Con que programa debo preparar las cuentas anuales?
Para la preparación de la parte numérica de las cuentas anuales existen múltiples programas y funcionalidades, los cuales suelen estar integrados o conectados con el programa de gestión de la contabilidad, lo que permite que con pocos clics la mayoría de campos de las cuentas anuales se completen y reduzcamos notablemente parte del trabajo. Para la presentación, en cambio, si es necesario incluir todos esos documentos preparados (balances, memoria, certificado de aprobación, etc.), en un programa concreto, gratuito y proporcionado por el Registro Mercantil, donde se genera la huella de presentación y los archivos se cifran de forma que el Registro Mercantil tenga la facilidad de integrarlo automáticamente en sus sistemas. Este programa se denomina D2 y puede descargarse de la web del Registro Mercantil correspondiente o de la de Registradores. Una vez elaborados los archivos con el programa y generada la huella, debe presentarse dicha documentación de manera oficial, ya sea grabándolo en el CD que entregaremos en el Registro, ya sea telemáticamente, a través de la web de Registradores, accediendo con nuestro usuario y certificado electrónico.
¿Te parece complejo el proceso de las cuentas anuales?
¿Sabías de todas estas cuestiones o, al realizarlo la gestoría o el fiscalista, no conocías todos los pasos?
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